U mnogim radnim mjestima memorandumi služe kao prikladno i učinkovito sredstvo komuniciranja. Odgovarajući na pitanja u memorandumu, umjesto u komunikaciji licem u lice, možete i povećati broj radnika koje vaš odgovor dođe i pružiti radnicima fizički ili elektronički dokument na koji će se kasnije pozvati ako zaborave odgovor koji ste dali. Da biste osigurali da je vaš dopis što učinkovitiji, ispravno oblikujte svoju komunikaciju i pažljivo je sastavite s obzirom na svoju publiku.
Napravite naslov bilješke. Uključite "Datum:" nakon kojeg slijedi puni datum na koji šaljete svoj dopis, "Do:" s objašnjenjem o tome kome šaljete memorandum, "Od:" s vašim imenom i "Predmet:" kratak opis predmeta. Ako pripremate svoj memorandum putem e-pošte, ovaj naslov će vjerojatno već biti na snazi za vas. Ako upisujete svoj podsjetnik, postavite sve te informacije na vrh bilješke, poravnate s lijeve strane.
Postavite pitanje u naslov predmeta. Ako je pitanje koje adresirate bilo pretjerano dugo, kondenzirajte ga skraćujući ga u frazu od dvije ili tri smislene riječi. Ako planirate adresirati više od jednog pitanja u svom memorandumu, navedite temu pitanja, nakon čega slijedi “pitanja i odgovori” kako biste upozorili zaposlenike na sadržaj dopisa. Postavljanjem ovog pitanja ili zapisa s pitanjima i odgovorima u naslovnu liniju, zaposlenicima ćete olakšati pronalaženje podsjetnika ako ga trebaju kasnije uputiti.
Odgovorite na pitanje ili pitanja sažeto, ali jasno. Zaposlenici žele odgovore na svoja pitanja, a ne opširno lutanje. Držeći svoj odgovor jasnim i kratkim, možete povećati vjerojatnost da čitatelji razumiju odgovor i učinkovito reagiraju na njega.
Recite zaposlenicima koje osobe trebaju kontaktirati ako im trebaju dodatne informacije. Ako želite razjasniti svaku zbrku u vezi s pitanjima, zamolite ih da razgovaraju s vama. Ako u vašoj tvrtki postoji još jedan odjel koji bi bolje odgovarao na pitanja o toj temi, recite svojim zaposlenicima da navedu određenu osobu unutar ovog odjela i uključite kontaktne podatke te osobe.
