Kada prethodni razgovori s dobro uvježbanim zaposlenikom - onim koji zna što se očekuje i nema prepreka koji bi ga spriječili u obavljanju svojih radnih obveza - nisu rezultirali željenim radnim ponašanjem ili izvedbom, usmeno upozorenje je sljedeći logičan korak, Verbalno upozorenje je oblik disciplinske mjere koja se izdaje tako što ćete naglas izraziti svoja očekivanja zaposleniku i upozoriti ga da ćete poduzeti daljnje disciplinske mjere ako se njegova izvedba ne poboljša.
Surađujte s nekim u odjelu za ljudske resurse svog ureda ili razgovarajte sa svojim neposrednim nadređenim kako biste saznali pravilan postupak za izdavanje usmenog upozorenja. Na primjer, iako ćete razgovarati s zaposlenikom, i dalje ćete morati pismeno dokumentirati upozorenje tako da postoji zapis.
Pregledajte sve bilješke koje ste možda napravili u prošlosti u vezi razgovora s zaposlenikom o istim pitanjima koja su vas navela da odlučite usvojiti usmeno upozorenje. Prikupite činjenice o situaciji prije nego što se suočite s zaposlenikom kako bi vaša svrha i upozorenje bili jasni. Poznavanje činjenica također vam pomaže da zauzmete svoju poziciju ako se zaposlenik želi raspravljati s vama o prošlim događajima. Zapamtite sve što ste ranije predložili da bi zaposlenik trebao poboljšati svoje ponašanje ili radnu izvedbu. Planirajte raspraviti zašto strategije nisu funkcionirale i zašto su dovele do verbalnog upozorenja.
Zamolite drugog nadzornika da sjedi dok daje usmeno upozorenje. Neka vas zaposlenik prati u privatni prostor ili ured gdje drugi nadzornik već čeka. Neka zaposlenik zna da je prisutnost drugog nadzornika svjedok razgovora. Objasnite probleme s njegovim radnim ponašanjem ili izvedbom na pristojan i profesionalan način. Reci mu kako može ispraviti problem. Pitajte ga razumije li to pitanje i tražite njegove ideje kako bi ispravio problem.
Obavijestite ga da mu izdajete usmeno upozorenje koje postaje dio njegovog stalnog radnog zapisa. Recite mu da ako ne poduzme preporučene korake kako bi ispravio problem, to može dovesti do daljnjih disciplinskih mjera, uključujući i gubitak posla. Zamolite ga da potvrdi da razumije da je njegov posao u opasnosti.
Započnite razgovor na pozitivnu notu, dostavite negativne vijesti i završite na pozitivnoj noti. Na primjer, na kraju razgovora, recite mu da ste sigurni da on može napraviti promjene potrebne za poboljšanje njegovog ponašanja ili rada. Budite čvrsti, ali ljubazni u svakom trenutku.
Dokumentirajte detalje pismenog upozorenja za zapise zaposlenika. Potpišite i navedite datum dokumenta. Zamolite nadzornika svjedoka da potpiše i napiše datum. Ovaj korak je završen nakon što je zaposlenik napustio ured, budući da vam zaposlenik ne treba potpisati usmeno upozorenje, budući da nadzorni inspektor provjerava usmeno upozorenje putem svjedočenja i potpisa. Ako imate znak zaposlenika, on bi kasnije mogao reći da nikada nije dobio usmeno upozorenje, koje bi moglo izazvati pravne probleme.
Savjet
-
Čak i tijekom neobaveznih razgovora s zaposlenikom o problemima radne uspješnosti, uvijek vodite bilješke na koje ćete se pozvati kasnije.
Provjerite da zaposlenik razumije da izdajete usmeno upozorenje i njegove posljedice. Koristite riječi "verbalno upozorenje" i uvjerite se da zna da je njegov posao u opasnosti ako ne poduzme odgovarajuće korake da ispravi problem.
Upozorenje
Poslušajte objašnjenje zaposlenika kada izdajete usmeno upozorenje. Možda shvatite da postoji problem koji treba riješiti kako bi se pomoglo zaposleniku. Učinite sve što možete - u razumnom roku - kako biste pomogli zaposleniku da poboljša svoj rad.
