Javni bilježnici potvrđuju točnost potpisa na važnim dokumentima kao što su oporuke, zaklade i mjenice. Javni bilježnik potvrđuje da su stranke koje su potpisale dokument dokazale svoj identitet, razumjele dokument i nisu bile prisiljene na potpisivanje. Kada su ti uvjeti ispunjeni, javni bilježnik pečati na dokumentu.
Vođenje evidencije
Javni bilježnik mora voditi službeni dnevnik s zapisima o svakom ovjerenom potpisu. Svaki zapis mora sadržavati imena stranaka koje potpisuju ovjereni dokument i datum i vrijeme potpisa. Nakon što je bilježnik završio svoju evidenciju, sve strane koje su potpisale dokument moraju potpisati dnevnik. Stranke koje potpisuju dokument moraju predočiti valjanu vozačku dozvolu ili putovnicu kao identifikaciju prije potpisivanja.
Kvalifikacija
Budući bilježnik mora imati najmanje 18 godina i položiti ispit s višestrukim izborom s 70 posto ili više da bi postao podoban za dobivanje licence. Ako čeka duže od dvije godine nakon polaganja testa za dobivanje licence, mora ponovno polagati i položiti ispit. Podnositelji zahtjeva ne smiju imati prethodne kaznene presude ili disciplinske mjere vezane uz prijevaru iz prethodnog mandata kao bilježnik.
Razmatranja
Javni bilježnik ne može notarizirati bilo koji dokument koji uključuje njezin vlastiti financijski ili osobni interes. Notarima je zabranjeno davati pravne savjete ili pripremati pravne dokumente, osim ako također imaju valjanu licencu za obavljanje odvjetništva iz odgovarajuće odvjetničke komore na svom području.
Obveznice odštete
Svaki bilježnik mora imati obvezu obeštećenja kako bi zaštitio svoje klijente od financijske štete uzrokovane neprimjerenim svjedočenjem potpisa. Točni zahtjevi mogu se razlikovati za svaku državu, ali 10.000 USD je općenito minimalni prihvatljivi iznos obveznica.
Vremenski okvir
Svako imenovanje bilježnika vrijedi četiri godine. Nakon isteka termina, javni bilježnik može podnijeti zahtjev za obnovu. Obnove se obično odobravaju, osim ako javni bilježnik nije izvršio nemar ili počinio prijevaru dok obavlja svoje dužnosti.
Notarske pečate
Javni bilježnik mora čuvati svoj pečat na mjestu gdje mu samo on može pristupiti. Pečat ne može biti pod nadzorom poslodavca ili klijenta. Ako je pečat izgubljen, javni bilježnik mora obavijestiti nadležnog notara svoje države. Kada je novi pečat kupljen zbog obnove javnog bilježnika ili promjene imena, stari pečat se mora uništiti ili učiniti neupotrebljivim. Specifikacije za notarske pečate razlikuju se od države do države, pri čemu većina država zahtijeva da se navede ime i narudžbenica.
