Standardni operativni postupak je pisani dokument s detaljnim pojedinostima koje treba poduzeti kako bi se dovršio zadatak ili proces koji se ponavlja. SOP-ovi ne prate niti jedan postavljeni obrazac ili predložak jer se razlikuju od organizacije do organizacije. Na primjer, SOP za proizvodne operacije u proizvodnom pogonu znatno bi se razlikovao od onog koji je uspostavljen za obuku prodajnog osoblja u maloprodajnom okruženju.
Ciljevi
Tvrtke mogu provoditi SOP-e kako bi smanjile otpad i povećale dobit. Neprofitna organizacija može koristiti SOP kako bi bolje služila zajednici. Neke tvrtke koriste SOP-ove kako bi osigurale pridržavanje vladinih propisa ili poboljšale sigurnost na radnom mjestu. Iako se razlozi za traženje poboljšanja mogu donekle razlikovati, bez obzira na okruženje u kojem se koristi SOP, glavna svrha je poboljšati učinkovitost u određenom kapacitetu.
David Grusenmeyer, viši vanjski suradnik na Sveučilištu Cornell, poziva varijante u operativnom sustavu kao "neprijatelja" kvalitete i učinkovitosti. Prema tome, standardni operativni postupak može se koristiti za pojednostavljenje operacija postavljanjem nepromjenjivog niza koraka za postizanje određenog cilja.
Zašto koristiti SOP-ove?
Organizacije iz vojske SAD-a do neprofitnih organizacija velikih korporacija koriste SOP-ove za:
- Poboljšajte učinkovitost.
- Povećajte kvalitetu.
- Osigurajte sigurnost.
Specifični SOP-ovi mogu se pisati za proizvodne linije, čišćenje radnog mjesta, obuku zaposlenika, proces obračuna plaća i ocjenu uspješnosti zaposlenika, između ostalog.
Pripremni rad za izradu SOP-ova
Kako bi izradio prilagođeni SOP, Grusenmeyer predlaže nekoliko koraka:
- Potražite područja u svojoj tvrtki u kojima bi bilo korisno koristiti standardne operativne postupke.
- Iz vaših spoznaja odredite jedno ili dva područja u kojima je uspjeh najvjerojatniji, a dobit će biti najviše pogođena.
- Za vaša područja fokusiranja, prijeđite na korake potrebne za izvršenje svake operacije i rangirajte ih po važnosti.
- Naposljetku, okupite tim menadžera i zaposlenika koji imaju najviše znanja o procesu i koordiniraju se sa skupinom kako bi stvorili SOP-ove.
Pisanje SOP-a
Imenujte SOP i opišite koji su zadaci uključeni. U opisu navedite pojedinosti o:
- Tko će obaviti posao.
- Koji materijali i oprema su potrebni.
- Što bi trebao biti krajnji rezultat.
Navedite pojedinosti korak po korak kako izvršiti zadatak, do točke u kojoj zaposlenik bez nadzora može adekvatno izvršiti zadatak slijedeći upute. Obrazovati sve zaposlenike koji će raditi u određenoj mjeri o zadatku o detaljima SOP-a, te pratiti i ocjenjivati SOP dosljedno.
Savjet
-
Ako je vaša organizacija ili poduzeće jednom išlo u operaciju ili postupak, kao što je slučaj s posebnim projektom, SOP bi bio nevažan. Međutim, kada su ponavljajući postupci dio poslovanja, stvaranje SOP-a je dobro poslovno upravljanje.
