SOP-ovi, formalno poznatiji kao standardni operativni postupci, dokumentirani su postupci osmišljeni kako bi se osigurala dosljednost u poslovnim praksama i operacijama. Mnogi ljudi SOP-ove smatraju samo primjenjivim u praktičnim laboratorijskim i proizvodnim kontekstima. Prema Agenciji za zaštitu okoliša, jedan od glavnih ciljeva SOP-a je propisati kako se oprema održava, prilagođava i koristi. Međutim, SOP-ovi također mogu obuhvatiti više analitičkih procesa, što znači da se mogu primijeniti u različitim poslovnim kontekstima.
Zdravlje i sigurnost
Standardni operativni postupci održavaju zdravlje i sigurnost svih radnika. Posebno u proizvodnim uvjetima gdje je uključena teška oprema, SOP-ovi mogu pomoći osigurati da zaposlenici rade opremu kako bi spriječili ozljede. SOP-ovi mogu odrediti redovne rasporede čišćenja i održavanja. Te su aktivnosti važne za siguran rad strojeva, ali se lako zaboravljaju kada zaposlenici mijenjaju smjene i ne postoje pisani zapisi. SOP-ovi također pokazuju kako sigurno upravljati opremom tijekom redovite uporabe. Dokument sa Državnog sveučilišta u Iowi predlaže korištenje dijagrama i riječi kako bi upute bile jasne.
Dosljednost rezultata
U laboratorijskim uvjetima Agencija za zaštitu okoliša sugerira da sljedeća pravila koja su postavila regulatorna tijela nisu uvijek dovoljna. Radnici ponekad prave neznatne promjene standardnog postupka na temelju specifičnih zahtjeva određenog eksperimenta. Kada se te promjene ne dokumentiraju, eksperimentalni rezultati mogu se razlikovati među timovima tehničara koristeći se malo drugačijim metodama. Pisanje standardnih operativnih postupaka specifičnih za vašu tvrtku osigurava da svi rade na isti način, ograničavajući troškove dodatnih ispitivanja kako bi objasnili nekonzistentne rezultate.
Pridržavanje propisa i zakona
Pisanje standardnog operativnog postupka s potrebama regulatornog tijela osigurava da se prakse u vašoj organizaciji podudaraju s očekivanjima industrije. Dokumentirani postupci pomažu u pojednostavljenju i unutarnjih i vanjskih revizija. Na primjer, ako vaša tvrtka održava ISO certifikat, možete pomoći vanjskim revizorima pružanjem pisanih kopija vaših postupaka usklađenih s ISO-om. Tada vas mogu savjetovati gdje točno u procesu rade radnici. SOP vas također štite od sudskih postupaka - na primjer, ako je zaposlenik ozlijeđen na poslu nakon što ne slijedi dokumentirane najbolje prakse. SOP-ovi u uredima također mogu osigurati zakonsku usklađenost. Na primjer, SOP za pregovore o poslovnim prekomorskim poslovima može spriječiti izvršne direktore da uđu na područje nezakonitog podmićivanja.
Povećana učinkovitost i produktivnost
Ljudi trebaju dosljednost kako bi bili najproduktivniji. Kada nema sumnje o tome koji bi format dokumenta trebao biti, treba li očistiti opremu i gdje treba skladištiti zalihe, ljudi mogu jednostavno obaviti svoj posao bez zaustavljanja postavljanja pitanja. Standardiziranje svega je nemoguće i kontraproduktivno, jer zaposlenici trebaju fleksibilnost u rješavanju problema. Međutim, pisanje SOP-ova za redovite postupke može povećati učinkovitost na poslu. Na primjer, SOP za imenovanje datoteka može smanjiti vrijeme potrebno za pronalaženje dokumenata i promicanje timskog rada u odjelima.
