Premještanje poslovanja može biti uzbudljivo ali stresno vrijeme. Kako bi se osigurao nesmetan prijelaz, omogućite zaposlenicima da učestvuju u procesu, izradite detaljne planove i rasporede te predvidite određeni stupanj kašnjenja i usporavanje poslovanja.
Komunicirajte o pokretu
Dajte zaposlenicima unaprijed obavijest o potezu i što će to značiti za tvrtku, klijente i dobavljače, kao i za osoblje i njihove obitelji. Premještanje na velike udaljenosti može imati velik utjecaj na zaposlenike, osobito ako moraju promijeniti svoje putovanje ili promijeniti svoje postupke skrbi za djecu ili raspored kućanstava. Navedite raspored za potez koji uključuje ključne datume, kao što su kada će klijenti biti obaviješteni, kada bi se osobni materijali trebali pakirati i kada će se fizički potez održati.
Uključite osoblje
Uključite zaposlenike u potez stvaranjem komiteta osoblja ili odjela za vezu koji će biti odgovorni za organiziranje različitih aspekata tog poteza. Omogućite zaposlenicima da postavljaju pitanja, izražavaju zabrinutost i daju prijedloge o tome kako smanjiti vrijeme zastoja ili prekid rada i poslovnih funkcija. Neka se preseljenje osjeća kao avantura, a ne kao stresor, naglašavajući pozitivne aspekte, kao što je više prostora za svakoga ili priliku za ulazak u raspored i dizajn ureda.
Razviti organizacijski sustav
Potaknite zaposlenike da iskoriste ovaj potez kao priliku da očiste svoje kabine ili urede, izvuku datoteke i bolje se organiziraju. Koordinirajte potez dodjeljivanjem odjela bojama i zaposlenicima s identifikacijskim brojevima koji će se koristiti u pakiranju i označavanju uredske opreme, namještaja, pribora, datoteka i drugih stavki koje treba premjestiti. Inzistirajte da se osobni predmeti poput fotografija, nagrada i uredskog dekora upakiraju i prevoze od strane zaposlenika prije odlaska u ured kako bi se osigurala sigurnost.
Osigurajte IT prijelaz
Iako se za vrijeme preseljenja ureda mogu očekivati neki zastoji, potrebno je uložiti sve napore kako bi se uredska oprema i informatička tehnologija postavili i operirali prvog dana u novom uredu. To će omogućiti zaposlenicima da ostanu u kontaktu s klijentima i drugim zainteresiranim stranama, pristupaju e-pošti i osjećaju se povezanim kada se smjeste u novi prostor. Pripremite se za potencijalne poremećaje tijekom poteza tako što ćete povući ključne rokove ili proširiti rasporede projekta kako bi se smanjio stres na zaposlenike. Objavite obavijest na svojoj web-lokaciji i na snimci uredske govorne pošte koja klijentima omogućuje da znate da ste u fazi prijelaza kako biste mogli održavati visoku razinu korisničke usluge.
Premještaji na velike udaljenosti
Ako premještate urede na značajnu udaljenost, neki će se zaposlenici možda suočiti s izborom između preseljenja vlastitog kućanstva ili pronalaženja novog posla. Ako je to slučaj, osigurajte što je više moguće unaprijed i obavijestite zaposlenike o odluci koju donesu. Na primjer, za zaposlenike koji su voljni napraviti potez, pružite preporuke stručnjacima za nekretnine koji su specijalizirani za poslovna preseljenja. Ako osoblje ne može napraviti potez, preporuči nove pozicije pozivajući se na usluge kolega.
