Tvrtke se oslanjaju na profesionalnu i pouzdanu komunikaciju kako bi ostale profitabilne i konkurentne na tržištu. Zaposlenici komuniciraju sa suradnicima, menadžerima, klijentima, dobavljačima, medijima i relevantnim vladinim agencijama, tako da prekidi u komunikaciji mogu imati značajan utjecaj. Unatoč negativnom utjecaju i profesionalnoj frustraciji, ključno je koristiti odgovarajući jezik prilikom ukoravanja zaposlenika zbog nedostatka komunikacije.
Dupla provjera
Nedostatak komunikacije jedan je od glavnih razloga koje zaposlenici navode prilikom prelaska na novi posao zbog frustracije uprave, pa prije izdavanja ukora odvojite vrijeme da istražite situacije o kojima je riječ kako biste utvrdili je li uprava ili drugi zaposlenici sudjelovali u prekid komunikacije. Pogrešno bi bilo ukoriti jednog zaposlenika za komunikacijske probleme koji su izravno povezani s postupcima drugih radnika.
Neutralni ton
Jezik koji se koristi za ukor zaposlenika zbog nedostatka komunikacije trebao bi ostati neutralan. Prilikom pokretanja disciplinskoga procesa održavajte profesionalni ton, a ne klizite u ljutnju, frustraciju, snishodljivost ili sarkazam. Time se olakšava učinkovita rasprava uz izbjegavanje mogućih pravnih poteškoća ako zaposlenik zauzme stav da je vaš ukor prešao prihvatljive granice.
Obrazloženje
Početni jezik za opomenu zaposlenika izazvanih komunikacijom trebao bi početi traženjem objašnjenja iz njihove perspektive. Koristeći taj inkluzivni jezik zaposlenik se uvodi u proces, tražeći od njega da bude odgovoran za svoje postupke. Zahtjev za objašnjenjem može navesti: "Molimo vas da navedete okolnosti koje su dovele do kašnjenja u kontaktiranju našeg cijenjenog klijenta tri tjedna, unatoč ponovljenim telefonskim pozivima i e-pošti."
Citirajući događaji
Izbjegavajte opće i opće izjave prilikom ukoravanja zaposlenika za komunikacijske probleme. Umjesto toga, koristite specifične primjere kako biste opisali prekid komunikacije iz perspektive menadžmenta. Na primjer, možete navesti datume za nevraćene telefonske pozive i e-poštu, kasno prijavljene prijave i specifične žalbe koje su podnijeli klijenti, upravitelji ili dobavljači. Povežite kako je svaka pojava imala negativan utjecaj na poslovanje.
posljedice
Izrazite razočaranje zbog nedostatka komunikacije zaposlenika, ali se ne oslanjajte na optužbe ili kritike. Usmjerite se izravno u neposredne posljedice izbora zaposlenika za učinkovitiju opomenu. Na primjer, možete privremeno smanjiti odgovornosti i privilegije zaposlenika kako bi ona imala resurse ili motivaciju da prilagodi svoje ponašanje. Kada dodjeljujete posljedice, pridržavajte se disciplinskih opcija opisanih u priručniku vaše tvrtke kako biste izbjegli optužbe za nepravednost ili pretjeranu disciplinu.
Plan akcije
Premjestite ukor na pozitivniji teritorij tako što ćete zajedno s zaposlenikom razviti akcijski plan za rješavanje njegovih komunikacijskih problema. To može uključivati izradu plana odgovaranja na poruke e-pošte u roku od dva radna dana za ne-hitnu poštu ili vremenski okvir koji se čini razumnim za kulturu i industriju vaše tvrtke, na primjer. Akcijski plan također bi trebao odrediti buduće disciplinske mjere koje će se poduzeti ako se nedostatak komunikacije nastavi.
