Najučinkovitija poboljšanja procesa imaju moć povećanja kvalitete i produktivnosti uz istovremeno smanjenje troškova. Mnoge američke tvrtke pronašle su inspiraciju iz japanskih strategija za poboljšanje procesa koje su rezultirale divljim uspjehom u posljednjih nekoliko desetljeća. BP Trends izvješćuje da proizvodne tehnike najuspješnijih japanskih tvrtki uključuju smanjenje rasipne aktivnosti, nedosljednosti i fizičkih napora; postupci zaštite; rješavanje problema; rotiranje radnika kroz različite poslove; i poticanje stalnog poboljšanja.
bombardovanje idejama
Brainstorming je dobar prvi korak u stvaranju ideja, uključivanju tima i kreativnosti, te identificiranju problematičnih područja i mogućih rješenja od ljudi koji su izravno uključeni u svaki poslovni proces. Neka facilitator vodi sesiju brainstorminga kako bi osigurao aktivno sudjelovanje svih pojedinaca u timu. Nemojte dopustiti kritiku ili raspravu o idejama tijekom brainstorminga. Ideja je stvoriti okruženje bez kritika koje će omogućiti neometanu kreativnost. Organizirajte sesije s ciljem traženja specifičnih načina za poboljšanje poslovnih procesa.
Upravni odbor
Može biti teško pojedincima koji su uključeni u jedan korak u procesu vidjeti dovoljno veliku sliku da bi znali kakve promjene treba poduzeti prema poboljšanju procesa. Organizirajte upravni odbor koji će ispitati i prikupiti podatke o svim procesima u vašem poslovanju od početka do kraja. Za veće i složenije poslove, višestruki upravljački odbori mogu biti potrebni za praćenje svih procesa u svakom odjelu poslovanja. Kako bi bio učinkovit, upravni odbor mora imati ovlasti provesti promjene unutar procesa na temelju podataka koje prikuplja.
Smanjite rasipnu aktivnost
BP Trends izvješćuje da mnoge uspješne japanske tvrtke koriste strategije za smanjenje rasipne aktivnosti, uključujući nedosljednosti i fizičke napore, kao osnovu za poboljšanje procesa. Pažljiva aktivnost nastaje u obliku prerade kako bi se ispravile pogreške, pretjerano čekanje da drugi poduzmu akciju i nepotrebne ili prekomplicirane procesne korake. Prepoznajte, a zatim smanjite ili uklonite nedosljednosti u vremenu izvršenja, učinkovitosti i zadovoljstva korisnika kako biste poboljšali svoje poslovne procese. Analizirajte fizičke pokrete koje zahtijeva svaki radnik u procesu. Poduzmite korake za povećanje ergonomske udobnosti i smanjite napetost kako biste potaknuli povećanje produktivnosti i zadovoljstva.
Kaizen: Kontinuirano poboljšanje procesa
Temelj najučinkovitijih strategija za poboljšanje procesa poznat je u Japanu kao kaizen, što znači kontinuirano poboljšanje procesa. Kaizen stalno uključuje mala poboljšanja koja imaju veliki utjecaj na učinkovitost procesa. BP Trends izvještava da su auto osiguravajuća društva čekala da primaju fotografije oštećenih vozila poštom prije obrade zahtjeva. Tvrtke su poboljšale proces korištenjem digitalnih fotoaparata umjesto filmskih kamera, što je smanjilo vrijeme uključeno u proces za dva do tri dana. Potražite male inovacije i promjene koje će imati najdramatičniji utjecaj na poslovne procese i nastaviti ponavljati strategiju.
