Izvješća su ključna za pokretanje bilo kojeg posla. Oni mogu prepustiti šefovima i supervizorima da točno znaju gdje se tvrtka nalazi na raznim projektima, koji se zatim mogu prijaviti svojim nadređenima. Planiranje formata izvješća zahtijeva određene informacije koje će olakšati korištenje obrazaca onima koji rade na papiru. Dobri oblici također daju prostor planeru za kreativnost. Planiranje izvješća prije ispisa neophodno je za izradu obrasca izvješća koji možete koristiti tijekom duljeg vremenskog razdoblja.
Stavke koje su vam potrebne
-
Papir
-
Olovka
-
gumica
-
Crna trajna olovka
Zapišite sve informacije koje ćete morati uključiti u izvješće na jednom komadu papira, a zatim ih pretvorite u upitnik ili format naredbe. Postavi ovu stranicu na stranu. Izvršite ovaj korak na računalu ako vam to bude manje zbunjujuće, ali ako ih zapišete na komad papira, lakše ćete ih prenijeti u svoj format na računalu kada ste spremni dodati ih umjesto da se vratite i dalje između nekoliko dokumenata.
Napravite prvi grubi nacrt izvješća o svom drugom listu papira. Stavite logotip svoje tvrtke na vrh stranice i dodajte obrazac izvješća velikim slovima na vrhu. U ovom primjeru koristit ćemo generički obrazac koji se može prilagoditi bilo kojem projektu.
Napravite prvi odjeljak kako biste dobili informacije o određenom projektu. To može uključivati da izvjestitelj zapiše naziv projekta, broj projekta ili bilo koji sustav koji koristite za identifikaciju projekta. Zatim zapišite zahtjev koji identificira je li izvješće privremeno izvješće ili završno izvješće o projektu. Na primjer:
Krug jedan:
Privremeno izvješće Završno izvješće
ili:
Koja je to vrsta izvješća? ****
ili:
Vrsta izvješća: privremeno finale (zaokružite jedno)
Napravite drugi odjeljak o osobi koja ispunjava obrazac. Uključite ime, položaj ili titulu, specifične odgovornosti za projekt o kojem izvještavaju te što će priložiti ili uključiti u svoje izvješće.
Izradite posljednji dio izvješća tako što ćete od novinara zatražiti da detaljno objasni što je postignuto na njihovom kraju. Za privremena izvješća možete ostaviti još jedan odjeljak da bi izvjestitelj mogao opisati sljedeće korake i dati procijenjeni datum završetka sljedeće faze. Na kraju izvješća možete odabrati i ugovor o ugovoru kako biste naveli da zaposlenici neće otkriti nikakve informacije, a sve uključene informacije su točne prema njihovom najboljem saznanju.
Stavite format izvješća u računalo pomoću programa za pisanje ili željenog programa i ispišite onoliko kopija koliko želite, ili napravite konačni nacrt i napravite nekoliko kopija da biste ih zadržali u datoteci.
Savjet
-
Možete upotrijebiti različiti računalni softver da biste sastavili konačni nacrt obrasca izvješća prije ispisa u rasutom stanju. Ne zaboravite držati svoje čitatelje na umu i rasporediti informacije na način koji bi najbolje razumio većina vaših zaposlenika.
