Organizacijske promjene su teške, ali ono što je još teže je prenijeti te promjene zaposlenicima. Mnogi menadžeri strahuju od pravog tona kada prave početnu najavu, ali treba uzeti u obzir i mnoštvo drugih pitanja. Odgovaranje na pitanja zaposlenika, odgovaranje na njihove brige i održavanje komunikacije u nesigurnim vremenima ključni su elementi u objavljivanju i provedbi promjena.
Izradite jasan komunikacijski plan. Napravite popis svega što se mora priopćiti zaposlenicima o organizacijskim promjenama. Predvidite pitanja koja zaposlenici mogu imati o promjenama i budite spremni na njih odgovoriti. Uključite bodove kojima ćete se baviti u početnoj najavi, kao i kako ćete nastaviti komunicirati s zaposlenicima o promjenama koje se počinju događati. Dijelite ili izradite ovaj plan s drugim osobama na upravljačkim pozicijama kako biste zaposlenicima pružali konzistentne poruke tijekom promjene.
Objasnite zaposlenicima što je izazvalo organizacijske promjene. Objasnite bilo kakve specifične probleme s kojima se tvrtka susreće, uključujući kako i zašto ih je potrebno riješiti. Ako tvrtka pati od niskog profita, povećanih troškova ili lošeg morala zaposlenika, objasnite to zaposlenicima.
Navedite zaposlenicima kako će organizacijska promjena poboljšati tvrtku. Istaknite kako će pozitivno utjecati na tvrtku u cjelini (povećanjem dobiti ili poboljšanjem ugleda tvrtke, na primjer). Naglasite kako će ove promjene koristiti pojedinim zaposlenicima. Nastavite naglašavati prednosti plana čak i nakon objave.
Dajte zaposlenicima vremenski okvir za promjenu. Recite im kada će promjene početi i koliko će trajati. Ako niste sigurni u tocno vrijeme, budite iskreni i recite zaposlenicima kada mogu ocekivati odgovor.
Podijelite svoje sumnje i pitanja. Ako postoje informacije o promjeni koja je povjerljiva ili još nije riješena, obavijestite zaposlenike da ćete im dati više informacija kada to budete mogli i pokušati im dati vremena kada mogu očekivati odgovor za smanjenje špekulacija.
Osigurati zaposlenicima mogućnost postavljanja pitanja ili izražavanja sumnji ili poteškoća s promjenama. Pozovite zaposlenike da redovito razgovaraju s vama ili drugim rukovoditeljima o svim problemima koje imaju tijekom procesa. Odgovorite na teška pitanja koliko god iskreno možete.
Često komunicirajte s menadžerima i zaposlenicima kako se promjene događaju. Navedite nove informacije koje se odmah pojavljuju. Obavijestite zaposlenike da li se plan mijenja i objasnite zašto se promijenio. Budite otvoreni što je više moguće tijekom cijelog procesa, tako da zaposlenici ne osjećaju da ih drže u mraku.
