Vlasnici tvrtki moraju biti pedantni u svakom aspektu svog nastojanja. Neuredni ili lijeni poduzetnici gube vrijeme i novac sortiraju kroz labave krajeve; nadalje, ako poslovne knjige i računovodstveni sustavi nisu točni, vlasnik bi mogao biti optužen za kršenje državnih i saveznih zakona o radu. Jedan takav sustav koji mora biti točan je sustav plaća.
Stvaranje točnih godišnjih izvješća za dohodak zaposlenika
Sustav obračuna plaća mora biti u stanju zadržati i generirati točna izvješća o prihodima zaposlenika. Sa stajališta vlasnika tvrtke, mogućnost generiranja godišnjih izvješća o prihodima čini podnošenje poslovnih poreza malo lakšim: iznos koji se koristi za izračunavanje poreznih odbitaka za poslovne troškove zaposlenika (konkretno, dohodak zaposlenika) može biti lako dostupan. Sa stajališta zaposlenika, mogućnost da se od poslodavca zatraži evidencija o njegovim prihodima može biti presudna za osiguravanje zajmova ili državne pomoći (kao što su invalidnine ili naknade za nezaposlene).
Generirajte plaće i uplate
Jednako važan cilj svakog platnog sustava je generiranje plaća i isplata plaća. Kompjutorizacijom ovog zadatka menadžeri i vlasnici tvrtki spremaju vrijeme i novac; umjesto da ručno pregledava vremenske kartice i izračunava iznos provjere na temelju odrađenih sati, sustav obračuna plaća trebao bi biti dizajniran tako da automatski izračuna te brojke. Zaposlenici također cijene sustav pravovremene naplate: smanjuje tjeskobu u svezi s primanjem čekova na vrijeme i bilo kakvom tjeskobom oko primanja čeka na pogrešan iznos.
Pomozite vlasnicima da se pridržavaju zakona o radu
Platni sustav mora olakšati usklađivanje s državnim i saveznim zakonima o radu, dok u isto vrijeme pomaže vlasniku da smanji troškove. Na primjer, savezni zakon propisuje da se zaposlenicima plaća prekovremeni rad ako rade preko 40 sati u jednom radnom tjednu.
Sustav platnog spiska mora automatski uključiti plaćanje prekovremenog rada. To pomaže poslodavcima da ostanu unutar zakona kada dođe vrijeme za plaćanje prekovremenog rada. Osim toga, budući da poslodavac može koristiti sustav za provjeru broja sati rada zaposlenika, poslodavac može premjestiti rasporede kako bi se izbjeglo plaćanje dodatnog prekovremenog rada (time pomaže poslodavcu da održi niže troškove).
Nadalje, sustav obračuna plaća trebao bi biti u mogućnosti ispisati porezne obrasce i druge podatke potrebne za državu (kao što su iznosi FICA) kako bi olakšali poštivanje zakona o radu.
