Birokracija u organizacijama odavno je povezana s jasnim hijerarhijama, visokim stupnjem formalnosti, krutom podjelom rada i strogim politikama koje pružaju posljedice onima koji se ne pokoravaju. Te značajke dobivaju mnogo kritika, ali ima mnogo prednosti za birokraciju, osobito kad se struktura gradi s naglaskom na jednakost.
Prednosti birokratske strukture
Iako je birokratska struktura dobila mnogo kritika, ona ima neke prednosti. Odgovornost, predvidljivost, struktura i sigurnost radnog mjesta samo su neke od njih. Nadalje, birokratska kultura temelji se na neosobnim odnosima, obeshrabrujući favoriziranje. U ovoj vrsti organizacije svatko ima istu šansu za uspjeh.
Fakulteti i sveučilišta, policijski odjeli i vladine agencije svi su primjeri birokracije. Oni se oslanjaju na standardizirane politike i postupke za održavanje kontrole i ujednačenosti. Osiguravajuće društvo, na primjer, može prihvatiti ovu organizacijsku strukturu kako bi osiguralo da njezini zaposlenici poštuju zakone o zaštiti podataka o klijentima i da slijede najbolje prakse u industriji.
Prednost: Odgovornost
Unatoč tome što se smatra velikim sustavom pravila i propisa, birokratska kultura zahtijeva odgovornost i odgovornost. Ljudi koji rade u ovoj strukturi često imaju visoku razinu obrazovanja, više samoupravljanja i otvoreniji su.Oni se također više usredotočuju na opće dobro u usporedbi s onima koji rade za druge vrste organizacija.
Prednost: Sigurnost posla
Birokratska struktura također osigurava veću sigurnost posla od drugih organizacijskih struktura sve dok njezini zaposlenici slijede upute. Tipično, ako radnik radi ono što mu se kaže, poštuje pravila i odgovara svom položaju, može očekivati stalnu plaću i beneficije.
Prednost: Jednake šanse za uspjeh
Favoritizam se obeshrabruje u birokratskoj strukturi. U uspješnoj birokraciji neosobna priroda odnosa stvara neke koristi. Ističe se jednakost. To znači da prijateljstva ne utječu na rezultate koji se stvaraju. Politički pritisak je sekundaran u odnosu na utjecaj koji dolazi od obavljanja dobrog, konzistentnog posla. To stvara početnu liniju gdje svatko ima istu šansu za uspjeh. Općenito je manje izazovno za pojedinca da se uklopi u birokratsku kulturu u usporedbi s ravnomjernijom organizacijskom strukturom. To je zato što pravila i propisi daju jasne upute za uloge i očekivanja u vezi s radnim mjestima.
Nedostaci birokratske strukture
Organizacije s birokratskom kulturom imaju strogu politiku za sve, što može usporiti njihovo poslovanje i otežati komunikaciju. Na primjer, ako marketinški odjel odluči isprobati novu strategiju, ona mora najprije dobiti odobrenje od nekoliko drugih odjela na temelju njihovog redoslijeda važnosti unutar tvrtke. To može dovesti do sukoba, loših odnosa s zaposlenicima, neučinkovitosti i nesretnih kupaca.
Nedostatak: Smanjena produktivnost i inovacija
Birokratska organizacijska struktura može spriječiti produktivnost, smanjiti inovativnost i smanjiti moral. Struktura je inherentno opterećena pravilima, a više politika i procedura može se dodati u bilo koje vrijeme, čime je opterećenje i uloge složenije.
Nedostatak: loše financijsko upravljanje
Još jedan nedostatak birokratske strukture je način upravljanja financijama, točnije način raspodjele proračuna. Na primjer, u birokratskom poslovanju, obično, novac je dostupan samo za trenutni ciklus. Ako se ne koristi, rashodi se neće obračunavati u sljedećem proračunskom ciklusu. To stvara kulturu otpada jer će ljudi i odjeli trošiti novac kako bi ga mogli imati u proračunu za sljedeću godinu.
Nedostatak: Smanjen moral zaposlenika
Birokratske organizacijske strukture također mogu stvoriti dosadu za svoje radnike, što rezultira smanjenjem morala zaposlenika. Iako zaposlenici mogu naporno raditi kako bi zaradili povišice i promocije, nema jamstva da će napredovanje ili nagrade biti dodijeljeno odmah. Mora postojati poticaji ugrađeni u birokraciju kako bi se nagradio radnik koji može dovršiti zadatak za dva sata istom kvalitetom kao što je potrebno da netko završi zadatak u očekivanih osam sati. Ako ne postoji nikakav poticaj, imate radnika koji vuče palčeve šest sati i ništa što uprava ne može učiniti u vezi s tim.
Nedostatak: manja autonomija za zaposlenike
Konačno, postoji manja sloboda djelovanja unutar birokratske strukture. Pravila i zakoni obiluju, čineći ljude odgovornima i odgovornima
Djeluje li birokratska struktura?
Birokratska struktura je djelotvoran okvir za vođenje temeljen na pravilima koji se pokazao kao jednostavan način upravljanja i organiziranja društava. Tri su temeljne vrijednosti u srcu birokracije, i to:
- Officialism - Kada sustavi pokazuju nedostatak fleksibilnosti i inicijative.
- Crvena traka - Kada postoje visoke razine pridržavanja pravila i formalnosti.
- Proliferacija - Kada se sustavi brzo šire.
Dok birokratske organizacijske strukture mogu pomoći stabilizirati organizaciju, struktura ne mora nužno osnažiti svoje zaposlenike, što stvara niz drugih problematičnih pitanja kao što su smanjenje inovativnosti i produktivnosti.
