Projekcije troškova pružaju pojedinosti i ukupna sredstva potrebna za provedbu projekta. Ove informacije pomažu menadžmentu u utvrđivanju proračuna projekta u okviru cjelokupnog proračuna tvrtke. Na primjer, ako je projekcija troškova veća od raspoloživog proračuna, uprava može koristiti projekciju kako bi odredila gdje je potrebno smanjiti potrošnju, bilo za tvrtku ili za projekt. Projekcija troškova i proračun koji slijedi također pomažu zadržati projekt na zadatku i izbjegavaju slučajno prekomjerno trošenje. Projekcija također pruža informacije koje tvrtka koristi kako bi procijenila kada se projekt u biti "isplatio".
Stavke koje su vam potrebne
-
Sve predložene potrošnje za projekt
-
Prijedlog projekta
-
Vremenski okvir projekta
-
Podaci o proračunu tvrtke
-
Program za proračunske tablice
Prikupite sve informacije relevantne za aspekte potrošnje projekta. Neophodne informacije uključuju plaću za sve koji rade na projektu za cjelokupni vremenski okvir procjene, informacije o potrebnoj kupnji alata ili opreme te troškove zapošljavanja i obuke.
Pregledajte projektni plan ili prijedlog s posebnim osvrtom na predviđeni vremenski okvir. Napravite bilješke o tome koliko će trajati projekt za dovršetak, kada je najbolje vrijeme za početak projekta, apsolutno nužna potrošnja i potrošnja koja je manje potrebna, ali može poboljšati ukupne rezultate.
Usporedite vremensku skalu od prijedloga projekta do fiskalne godine tvrtke i proračunskih planova. Malo prilagođavanje vremenske crte može omogućiti da se proračun projekta podijeli između dvije fiskalne godine, u osnovi dijeleći proračun projekta između dva proračuna tvrtke, čime se ukupni trošak manje izražava redovnoj potrošnji tvrtke.
Napravite popis svih projiciranih troškova samog projekta. Odvojite stavke s popisom troškova za svaku stavku. Primjerice, ako je za projekt potrebno zaposliti desetak ljudi i proći obuku, predviđena je projekcija troškova obuke, kao i zbroj plaća ili plaća novih zaposlenika koji se zapravo mogu kombinirati s drugim plaćama i nadnicama, osim ako upravitelj ne želi sve navedeno posebno (detaljno). Iznajmljivanje ili kupnja opreme ili alata mogu biti dodatni predmeti, kao i izvođači ili isporuke.
Za izradu projekcije troškova koristite popis stavki. Da biste postigli maksimalnu učinkovitost, pomoću programa za proračunske tablice izradite grafikon za popis stavki i grafikon koji prikazuje raspored projiciranog proračuna. Na grafikonu se neke stvari mogu kombinirati kako bi odražavale veću sliku za voditelja projekta, kao što je kombiniranje plaća zaposlenika i troškova obuke ili kombiniranje svih alata, opreme i troškova opskrbe, ali razdvajanje kupnji od iznajmljivanja i zaposlenika od izvođača.
Napišite detaljno izvješće u kojem se navode specificirane potrebe potrošnje, kao i objašnjenje planiranja proračuna za projekt. Uključite informacije o vremenskom okviru, bilo koje predložene vremenske prilagodbe i gdje i kako troškovi projekta mogu doći iz ukupnog proračuna tvrtke.
