Poslodavac je odgovoran za održavanje i čuvanje osobnih evidencija zaposlenika za određena razdoblja. Vrsta evidencije o osoblju koja se vodi u dosjeu određuje koliko vremena treba zadržati. Sve evidencije o osoblju moraju biti pohranjene na sigurnom, ali lako dostupnom mjestu.
Jedna godina
Postoje neke kadrovske evidencije koje treba čuvati najmanje godinu dana nakon što zaposlenik napusti tvrtku. To uključuje sve evidencije o radnim mjestima, kao što su promocije, transferi i prekidi te bilo kakvi testovi prije zapošljavanja, zapisi o tužbama i pravne radnje.
Dvije ili tri godine
Svaka evidencija vezana uz plaću, kao što su zarade, vremenske kartice, rasporedi i plaće, treba biti pohranjena dvije godine nakon prestanka zaposlenika. Stvarne evidencije plaća trebaju se čuvati tri godine nakon otpuštanja zaposlenika. Sva papirologija vezana uz Zakon o obiteljskom i medicinskom dopustu također se mora čuvati tri godine.
Pet godina
Prema Upravi za sigurnost i zdravlje na radu, sve informacije, uključujući sažetak pojedinosti, koje se odnose na ozljedu na radu ili bolest, treba čuvati pet godina. Međutim, svi medicinski pregledi koji su zakonom propisani zbog ozljede na radu ili bolesti moraju se čuvati 30 godina.
