Zapisnici zaposlenika ključni su za evidentiranje dospjelih plaća, vremenskih razgraničenja i izostanaka zaposlenika. Mnogi poslodavci pohranjuju evidenciju svojih zaposlenika o vremenu i platnom spisku kao sigurnosnu kopiju svoje metode obrade plaća. Povijesni zapisi su korisni ako morate dvaput provjeriti plaće zaposlenika, odbitak poreza i odbitak na plaću. Međutim, savezni zakoni propisuju koliko dugo poslodavci moraju održavati evidenciju o zaposlenju, što uključuje i razdoblje za koje poslodavci trebaju održavati vremenske evidencije. Prema saveznim zakonima, poslodavci bi trebali zadržati vremenske listove za najmanje dvije godine.
Zapisnik o zaposlenju sadrži informacije o radnim zadacima zaposlenika, njihovoj uspješnosti, disciplinskoj ili korektivnoj radnji, te o svim ugovorima ili sporazumima, kao što je kolektivni ugovor ili ugovor o radu. Informacije o naknadi također su dio evidencije zaposlenika, zajedno s vremenskim zapisima koji općenito sadrže osobne podatke, kao što su broj zaposlenika u socijalnom osiguranju, plaća, izuzeta ili neiskorištena klasifikacija, godišnji odmor ili plaćeno vrijeme isključenja, au nekim slučajevima i prekovremeni rad ili različita stopa plaće.
Timesheets su evidencije zapošljavanja
Ovisno o praksi vođenja evidencije poslodavca, vremenski rasporedi su dio radnog zapisa ili se čuvaju odvojeno kao evidencija o plaći. U svakom slučaju, vremenske evidencije i vremenski rasporedi smatraju se evidencijom o zaposlenju i stoga podliježu određenim zakonima koji obvezuju poslodavce na vođenje evidencije.
Zakon o poštenim standardima rada
Poslodavci koji podliježu Zakonu o poštenim radnim standardima moraju slijediti propise koji reguliraju minimalnu plaću, plaćanje prekovremenog rada, izuzimanje i neopravdano razvrstavanje, te vođenje evidencije koja se odnosi na sve što se tiče plaće zaposlenika. FLSA ne zahtijeva poseban format za održavanje rasporeda zaposlenika, ali agencija zahtijeva da poslodavci zadrže određene detaljne informacije o neiskorištenom vremenu i plaći zaposlenika.
Zadržavanje zapisa
Zadržavanje evidencije za evidenciju plaća i sindikalnih ugovora je tri godine. Za vremenske tablice i zapise koji sadrže specifične podatke kao što su radili dani, odbici, odbitak i druge pojedinosti, zahtjev je dvije godine. Najbolje prakse za ljudske resurse vjerojatno bi preporučile održavanje svih evidencija o plaćama zaposlenika i naknadi za tri godine, jer postoji značajno preklapanje između evidencija poslodavaca koje moraju zadržati dvije godine i evidencije koje poslodavci moraju zadržati tri godine.
Postoje posebni zahtjevi za vrste evidencija koje poslodavci trebaju održavati za izuzete radnike; međutim, u najboljem interesu poslodavaca je da vode evidenciju na sličan način i za jednako vremensko razdoblje. Na taj način dobivaju se poslodavci u slučaju da se pojave pitanja vezana uz usporedbe između izuzetih i neiskorištenih radnika. Kada poslodavci drže izuzete evidencije zaposlenika na temelju potpuno drugačijeg postupka od neiskorištenih zaposlenika, teško je opravdati praksu ljudskih resursa u vezi s oslobođenom i neiskorištenom plaćom ako se evidencija ne održava na dosljedan način u istom vremenskom razdoblju.
EEOC pravila o čuvanju zapisa
Savezna vlada olakšava poslodavcima da riješe ono što im je potrebno da zadrže i koliko dugo uspostavljaju slična pravila za vođenje evidencije među agencijama. Komisija za jednake mogućnosti zapošljavanja SAD-a provodi antidiskriminacijske zakone i kao dio svojih ovršnih tijela zahtijeva da poslodavci zadrže plaće i druge evidencije o zaposlenju tri godine. Zapravo, EEOC kaže da bi se zapisi koji bi mogli postati dio zahtjeva prema Zakonu o jednakoj plaći zadržati najmanje tri godine. Zapisnici o radu, uključujući evidenciju o vremenu koje je dio službene optužbe za diskriminaciju, moraju se čuvati do konačnog rješenja.
