Sastanci se održavaju gotovo svugdje gdje ima ljudi. Crkve, škole i poduzeća održavaju sastanke iz jednog ili drugog razloga. Kada se zapisnici pravilno upišu, lako se mogu prenijeti drugim članovima sastanka koji moraju ponovno čuti nešto posebno, posebno dan ili dva nakon sastanka. Koliko god mogli pokušati, nikada se nećemo sjećati svega. Zato je ispravno vođenje zapisnika na sastanku toliko važno.
Uzimanje zapisnika
Provjerite ima li vaša tvrtka, crkva ili škola potreban format za uzimanje sastanaka. Neka mjesta poslovanja imaju određeni način na koji vole raditi stvari, čak i ako se malo razlikuju od standarda. Svakako slijedite traženi format.
Sjednite na mjesto gdje možete vidjeti i čuti sve. Teško je zapisati zapisnike kada tražite onoga što je rekao. Sjedenje na središnjem mjestu je najbolje ako je soba prilično velika bez pojačanja. Sjednite na prednji dio prostorije kada velike grupe koriste mikrofone.
Upišite datum na papir. Pripremite svoj papir i olovku prije sastanka kako biste spriječili da na početku ne prođete nešto važno. Također, zapišite ako se radi o određenoj temi ili problemu. Također, brzo zabilježite raspored sjedenja ako su članovi relativno malo. To će vam kasnije pomoći i kada primijetite tko je rekao što.
Snimite svakoga tko je tamo. Ne zaboravite zapisati onoga koji je zadužen za sastanak, kao i one koji nisu mogli prisustvovati sastanku iz nekog razloga. Ako je moguće, pripremite nacrt teme unaprijed kako bi vam dala nešto za pratiti tijekom zapisivanja sastanka.
Zapišite tko je rekao što, ideje ili rasprave o temama i odluke o tim raspravama. Ako se glasovanje održi, napišite tko je glasovao, tko ga je dodijelio i koji je ishod glasovanja bio, kao što su 4 ne do 9 da.
Nemojte snimati apsolutno sve što je rečeno tijekom sastanka. Samo napišite ideje i teme u sažetku. Izluđivat ćete se ako pokušate zapisati svaku riječ koju svaka osoba kaže.
Kopirajte svoje zapisnike što je prije moguće nakon sastanka. To sprječava pogreške i gubitke memorije. Pobrinite se da dvaput provjerite pravopis prije nego što ispišete zapisnik i predate ih onima koji su bili na sastanku.
