Natječajna dokumentacija je ponuda za isporuku proizvoda ili usluga ili izvršenje radova po određenoj cijeni i pod navedenim uvjetima. Ako opskrbljujete proizvode drugim tvrtkama ili javnom sektoru, postupak podnošenja natječaja u konkurenciji s drugim tvrtkama je uobičajen. U biti, natječajni dokument je pismo u kojem se objašnjava kako ćete zadovoljiti očekivanja kupaca i zašto ste najbolji. Pišući ponudu, možete usavršiti svoje ciljeve, prednosti i slabosti te povećati svoj profil sa svojim klijentom.
Traženi podaci
Dokumentacija za nadmetanje odnosi se na nekoliko očekivanja potencijalnog klijenta, počevši od svrhe Vaše ponude. Morate navesti svoje vjerodajnice, opisujući prošlo iskustvo. Studija slučaja o uspješnom radu za drugog klijenta teži biti uvjerljiv. Objasnite kako ćete pružiti uslugu ili proizvod, artikulirati procese vaše tvrtke, kao i ljudske i tehničke resurse potrebne za izvršenje. Navedite vremenski okvir rezultata i opišite kako će se projektom upravljati. Identificirajte rizike ili potencijalne probleme koji mogu usporiti ili ometati provedbu. Pojedinosti o strukturi cijena kao io naknadnim razmatranjima. Potencijalni klijenti također žele znati o vještinama i iskustvu vašeg tima. Naposljetku, sastavite propratno pismo u kojem se sumira točka natječaja kao i njegova struktura.
Odgovor tima
Jednom kada znate što se očekuje na natječaju, organizirajte tim koji će se baviti njegovim raznim dijelovima i upravljati procesom pisanja. U određenom smislu, pišete skraćeni poslovni plan za određeni proizvod ili uslugu. Shvatite tko je odgovoran za istraživanje i prikupljanje potrebnih informacija. Netko će možda morati koordinirati različite materijale koji će pomoći vama ili piscu sastaviti dokument za nadmetanje. Ako je bilo što u vezi s natječajem nejasno, nazovite ili se sastajte s klijentom i postavite pitanja. Općenito, klijenti ne žele ništa više nego doprinijeti idejama u vašem procesu odgovaranja na njihove potrebe.
Planirajte i pišite pobijediti
Poznavanje načina na koje se možete razlikovati od konkurencije može vam pomoći u pisanju pobjedničke tenderske dokumentacije. Razmislite o novim idejama kako biste riješili zabrinutosti potencijalnih klijenata o proizvodima i uslugama koje pružate. Ako se brine o održavanju proizvoda, pronađite rješenje koje rješava tu zabrinutost. Općenito, klijenti žele vrijednost za svoj novac, pa cijena nije jedina odrednica o tome tko odlazi s poslom. Shvatite što možete ponuditi svojim konkurentima, kao što su poboljšanje usluge, smanjeni rizici, veća pouzdanost ili bolja kvaliteta. Uz rješavanje onoga što klijent želi, pridonijeti korisnoj ideji.
Savjeti za kompoziciju
Loše napisani i prezentirani dokumenti mogu ometati čak i najbolje ponude. Držite dokument poslovnim, kratkim rečenicama i paragrafima. Zabilješke i zaglavlja mogu pomoći u segmentiranju dokumenta. Pobrinite se da su svi elementi dokumenta, kao što su biografije članova tima, standardizirani. Font bi trebao biti ujednačen tijekom cijele ponude. Neka urednik pregleda i revidira dokument, a zatim uvede lektora za češljanje pogrešaka pri upisu i propustima. Uključite sadržaj kako bi čitatelj mogao prelistati dokument i lako pronaći određene odjeljke.
