"Znanje plemena" definira se kao bilo koja nepisana informacija koju vaše poduzeće, tim, grupa ili pleme koriste za postizanje svojih ciljeva. Problem s plemenskim znanjem je kada izgubite ključne članove plemena, znanje s njima odlazi. Kada dokumentirate postupke ili procese svoje tvrtke, možete zaštititi to znanje i brzo dovesti nove članove na brzinu. Razumijevanje potrebe za dokumentiranjem "plemenskog znanja" važan je element stvaranja tih dokumenata.
Definirajte rezultate isporuke
Napravite "Izjavu o opsegu" tako što ćete napisati jednostavnu izjavu koja identificira sve što će biti uključeno u ovaj dokumentacijski projekt. Jasno identificirajte specifičan proces koji će biti dokumentiran. Navedite da li procesna dokumentacija odražava kako proces zapravo funkcionira danas ili definira kako bi proces trebao funkcionirati u budućnosti.
Stvorite "matricu vlasništva" koja pokazuje tko je vlasnik procesa ili tko posjeduje koji dio procesa. Ova matrica može biti jednostavna kao organizacijska shema ili dijagram toka procesa koji jasno identificira vlasnike i kontaktne podatke vlasnika.
Identificirajte određene proizvode ili usluge koje se dokumentiraju. To je obično popis koji uključuje sve ili relevantne informacije kao što su broj modela, broj dijela i opis.
Opišite uloge onih koji su uključeni u proces. Navedite jasno objašnjenje na temelju radnog mjesta, a ne pojedinačnih sposobnosti. Objasnite što taj položaj čini i kako se uklapa u proces. To može biti jedan dokument koji navodi naziv posla i opis ili kompletan opis posla za svaku ključnu poziciju u procesu koji se dokumentira.
Dokumentirajte svaki korak procesa, od početka do kraja, stvaranjem dijagrama ili dijagrama "Tijek procesa". Obično se kreira dijagram toka visoke razine koji prikazuje glavne korake procesa, a dijagram tijeka niske razine dokumentira korake procesa koji su podređeni svakom od glavnih koraka.
Izradite odgovarajuću dokumentaciju "Pravila i procedure" za svaki korak u procesu. Dok istražujete proces intervjuima i istraživanjima, pojavit će se te politike i procedure. Čuvajte detaljne bilješke koje će poslužiti kao temelj za izradu tih dokumenata o politikama i procedurama.
U isporučene dokumente uključite dokument koji daje objašnjenje internog procesa "Upravljanje dokumentima". Ovaj dokument treba objasniti kako se dokumenti tvrtke pregledavaju i odobravaju te distribuiraju i arhiviraju unutar tvrtke.
Stvorite dokumente
Zabilježite postojeće dokumente kako biste dobili jasno razumijevanje o tome što je trenutno na snazi. Ne morate ponovno osmisliti točak stvaranjem novih dokumenata ako su iste informacije pokrivene postojećim dokumentima. Utvrdite koji su od ovih dokumenata upotrebljivi i mogu se nadograditi i koji su dokumenti zastarjeli. S popunjenim inventarom postojećih dokumenata znat ćete koje dokumente nedostaje i koje je potrebno izraditi. Generirajte cjelokupni popis dokumenata koji prikazuju status svakog dokumenta kao postojeći, zastarjeli ili novi. Neka ovaj "Inventar" bude u ruci prije vašeg prvog sastanka s najvišim menadžerom.
Napravite "matricu vlasništva" tako što ćete pregledati sve što je već dostupno, kao što su postojeći organizacijski grafikoni i direktorije tvrtki. Pripremite ovu "matricu vlasništva" prije prvog sastanka s najvišim menadžerom.
Upoznajte se s najvišim rukovoditeljem i pregledajte "Inventar" i "Matrica vlasništva". Cilj ovog sastanka nije samo nagovoriti top menadžera da pregleda vaše istraživanje, već da ga odobri i složi se s vašim planom. Budite spremni za ovaj sastanak i ne gubite vrijeme glavnog menadžera.
Upoznajte se sa svim voditeljima odjela nakon što izvršite sve izmjene vrhunskog upravitelja u oglasnom prostoru i matrici vlasništva. Cilj ovih sastanaka voditelja odjela je da se taj voditelj odjela poveća na brzinu o onome što radite i pokrene rasprave o ulozi svakog odjela i o koracima procesa koje oni posjeduju. Uzmite detaljne bilješke ili zabilježite sastanak kako ne biste ništa propustili. Kako se krećete naprijed kroz sastanke voditelja odjela, proces će se pojaviti i početi se učvršćivati.
Ažurirajte sve isporučene proizvode kontinuirano dok primate nove ili točnije informacije od svakog voditelja odjela. Nakon posljednjeg sastanka voditelja odjela, trebali ste dati oko polovice svojih isporuka.
Upoznajte se s odgovarajućim supervizorima, vrhunskim obrtnicima i ostalima uključenima u proces kako biste razjasnili što se zapravo događa na tom koraku procesa. Ti će ljudi biti identificirani od strane voditelja odjela tijekom intervjua. Ti praktični ljudi obično imaju više znanja u postupnim, svakodnevnim postupcima u njihovoj zoni odgovornosti nego njihovi voditelji odjela. Opet, uzmite detaljne bilješke i učinite sve što je moguće da budete spremni prije sastanka s tim ljudima kako biste minimizirali vrijeme koje izvlačite iz svog napornog dana.
Ispunite svoj prvi nacrt svih dokumenata. To se naziva prvim nacrtom, ali ti dokumenti i dalje trebaju biti potpuno dovršeni na temelju svih informacija koje ste do sada dobili.
Podijelite svoje prve nacrte dokumenata, jasno označene kao prvi nacrt, odgovarajućim voditeljima odjela i podređenima radi njihove revizije. Dajte im vremena da u potpunosti pregledaju te dokumente i zamolite ih da izmijene sve promjene.
Pokrenite drugi krug individualnih sastanaka s istim voditeljima odjela i podređenima kako biste pregledali sve crvene linije i pripremili svoj konačni nacrt tih dokumenata.
Ispunite sve izmjene crvene crte. Obratite posebnu pozornost na promjene u jednom koraku, koje mogu utjecati na prethodni ili sljedeći korak, te u skladu s tim promijeniti te dokumente, postupke ili korake toka. Podnesite ovaj konačni nacrt odgovarajućim voditeljima odjela i podređenima radi konačnog pregleda.Cjelokupni konačni nacrt dostavite istodobno najvišem upravitelju za ocjenu najvišeg menadžera.
Izvršite konačne izmjene i vratite ih revidiranim dokumentima inicijatoru na konačno odobrenje. Prije konačnog odobrenja mogu postojati brojne izmjene naprijed i natrag. Potrebno vam je da svaki podređeni i voditelj odjela daju punu suglasnost na dokumente ili dijelove dokumenata koji se izravno odnose na područje njihove odgovornosti. Međutim, vaša dokumentacija se ne smatra odobrenom dok je vrhovni upravitelj nije pregledao i odobrio.
Savjet
-
Razgovori mogu biti delikatni dok prekidate nečiji radni dan. Budite spremni za ove intervjue tako da imate na raspolaganju prikladne materijale, kao što je "Shema tijeka procesa" ili druge dokumente koji će vam pomoći da se intervju pomakne naprijed. Budite ljubazni i uvijek tretirajte svakoga s istim dostojanstvom i poštovanjem koje očekujete od sebe. Budite učinkoviti i zadržite intervju usredotočen na specifičan cilj sastanka.
