Zahtjev za odobrenje projekta ili velike kupnje može biti nervozan i frustrirajući. Međutim, s pravim tekstom i stavom, vjerojatnije je da ćete dobiti zeleno svjetlo koje vam je potrebno. Istraživanje je također ključno: morate znati točno što vam je potrebno, znati kakav će biti utjecaj na vašu tvrtku i moći ga objasniti u terminima koje vaš šef može razumjeti. Specifično i dobro napisano pismo zahtjeva može znatno doprinijeti stvaranju vaše ideje ili projekta.
Istražite svoj prijedlog
Prvi korak u bilo kojem procesu odobravanja je istraživanje onoga što vam je potrebno. Ako tražite novo vozilo tvrtke, istražite točno kakvo vozilo želite, koliko će koštati i kako to odgovara potrebama tvrtke. Nemojte davati opću izjavu o tome što želite odobriti. Primatelj vašeg pisma će vjerojatno odlučiti u vašu korist ako je u vašem pismu jasno da ste se potrudili otkriti što je najbolje za tvrtku. Još važnije, što ste specifičniji, to je vjerojatnije da će vam biti ugodno dati odobrenje za projekt ili kupnju, jer će točno znati što ćete učiniti nakon odobrenja.
Pravilno formatirajte pismo
Počnite obraćajući se svom šefu po imenu i nazivu (na primjer, potpredsjednik Smith). Ako slučajno ne znate tko će čitati pismo, obratite se pismu na naslov osobe (na primjer, "Dragi povjerenici")., Često možete to pronaći na web-mjestu organizacije ili podići telefon i zatražiti ime osobe.
Zatim predstavite kupnju ili prijedlog koji želite odobriti. Pokušajte to učiniti u prvoj rečenici svog pisma. To će omogućiti čitatelju da ima jasnu predodžbu o onome što odmah predlažete i dajte joj kontekst za ostatak pisma. To joj također omogućuje da zna da točno znate što želite.
Primjer:
Dragi supervizor Cunningham,
The Castle Rock srednjoškolskom bendu je potrebna nova odora.
Navedite detaljne primjere
Zatim objasnite zašto treba poduzeti radnju koju predlažete. Čak i ako se čini očitim zašto je kupnja nužna, detaljno objasnite razloge za nju. Ako primatelj vašeg pisma ne vidi dobar razlog za akciju koja je predložena u pismu, neće uspjeti. To bi trebalo učiniti samo nekoliko rečenica.
Primjer:
Posljednje smo kupili uniforme 1992. godine, a sadašnja kolekcija je vrlo poderana i istrošena.
Nastavite tako da navedete sve razloge zbog kojih bi prijedlog bio koristan za vašu tvrtku.Radi se o tome što će vaš posao učiniti za tvrtku, a ne o tome zašto vi osobno smatrate da je prijedlog važan.
Primjer:
Marširanje predstavlja našu školu u povorkama, nogometnim igrama i drugim društvenim okupljanjima. Nove uniforme bi stavile našu školu u mnogo pozitivnije svjetlo.
Sada trebamo platiti krojačkoj tvrtki tisuće dolara svake godine kako bismo održali naše stare uniforme. Nove bi eliminirale ove naknade.
Imati nove moderne uniforme uvelike bi povećali moral cijelog benda, što u pravilu rezultira višim ocjenama za sve učenike.
Završite s vrijednim informacijama
Zaključite svoje pismo s vašim imenom, adresom e-pošte i telefonskim brojem i pozovite čitatelja da Vas kontaktira sa svim pitanjima u vezi s pismom ili prijedlogom. Ako je primjenjivo, također zabilježite datum na koji se nadate da ćete dobiti odgovor na vaš zahtjev. Kada završite s pismom, ne bi trebalo biti dulje od jedne stranice osim ako nemate dobar razlog da nastavite na drugu stranicu (kao što je vrlo složen prijedlog koji zahtijeva dugotrajno objašnjenje ili dugačak popis razloga zašto Vaš bi zahtjev bio koristan).
Primjer:
Ako imate bilo kakvih pitanja, sretan sam što se u svakom trenutku susrećem s vama.
Hvala vam,
Ben Warren, direktor, [email protected] 555-1234
Završni savjeti
Uvijek pišite na uljudan i formalan način. Na primjer, umjesto da kaže: "Bilo bi sjajno za tvrtku ako bismo mogli kupiti nekoliko novih pisača", napišite nešto poput: "Ako je tvrtka kupila pet novih pisača, to bi imalo koristi od Primjerice, jer …" Ako to već nije potrebno, razmislite o ispisu i isporuci pisma rukom, umjesto da je šaljete primatelju. Pokazat će vam da vam je doista stalo do vašeg prijedloga i vjerojatnije je da će se sjetiti pravodobno odgovoriti na pismo.
Imajte na umu da vas dobro napisano pismo odobrenja ne može odvesti nigdje - vaš primatelj može odlučiti da je problem sam. U tom slučaju, morat ćete smisliti potpuno novu ideju ili skratiti vrijeme dok ne pokušate ponovno.
