Platni spisak malih poduzeća je visoko regulirano područje koje uključuje sve, od osobnih podataka zaposlenika do zakonskih propisa savezne vlade. To je područje poslovanja koje, ako se ne radi ispravno, može pojesti teške posljedice. Implementacija najboljeg obračunskog softvera za platni spisak za vašu vrstu poslovanja, uz određivanje redoslijeda obračuna plaća i razumijevanje poreznih propisa i propisa koji se odnose na plaće, postoje - svi zajedno osiguravaju uspjeh u upravljanju ovim područjem na odgovarajući način, učinkovito i učinkovito. Pravovremenost i pridržavanje detalja su imperativ.
Stavke koje su vam potrebne
-
Obrasci za plaće i publikacije
-
Sustav obračuna plaća
-
Bankovni račun za plaće
-
Računi za obračun plaća
Odredite razdoblje plaćanja. Je li vaš platni spisak obrađen dnevno, tjedno, dvotjedno ili mjesečno? Razvijte mjesečni raspored i držite ga se. Podijelite kalendar s datumom završetka platnog razdoblja (datum na koji zaposlenici moraju imati vremenske kartice) i datum plaćanja naveden na njemu.
Razviti interne obrasce za obračun plaća kao što su zahtjevi za bolovanje, zahtjevi za odmor i zahtjeve za dopust. Naručite IRS obrasce i publikacije. Osnovni obrasci koji se odnose na plaće i koji se naručuju od porezne uprave uključuju cirkularno pismo E, publikaciju koja sadrži sve što vlasnik male tvrtke treba znati o plaćama i uključenim porezima, W-9 za iznose po odbitku zaposlenika, 941 (kvartalni povrat poreza) i 940 (godišnju poreznu prijavu).
Kupnja softvera za obračun plaća specifičnog za vašu vrstu poslovanja; na primjer: usluga orijentirana, proizvodnja, maloprodaja, ugostiteljstvo ili medicina. Svaki će program imati aspekte usmjerene prema vašem području specijalnosti u nastojanju da proces platnog spiska djeluje što učinkovitije.
Otvorite bankovni račun za obračun plaća. Imati bankovni račun posebno za platni spisak pomoći će vam u vođenju evidencije odvajanjem financijskog poslovanja tvrtke od obračuna plaća. Također se može koristiti za praćenje poreza na plaće. Također postavite elektroničko podnošenje poreza na plaće sada.
Naručite provjeru platnog spiska s imenom vaše tvrtke i adresom na njima, nakon što otvorite bankovni račun za plaće. To se može učiniti preko vaše financijske institucije ili vanjskog izvora. Budite sigurni da su provjere u skladu s vašim programom računovodstvenog softvera.
Dajte svakom novom najmoprimcu W-9, odredite njihovu stopu plaće i obavijestite ih o tome kako podnijeti svoje radno vrijeme. Je li to putem vremenske kartice ili vremenskog lista? Naglasite važnost podnošenja podataka o rasporedu na platnu listu.
Unesite podatke zaposlenika. Kada ste primili sve zaposlenika plaće podnesaka, početi unos sati, bolovanje, plaćeni i neplaćeni dopust, odbitaka kao što su dijete podršku i garnishments u platni spisak računovodstveni softver. Tu će biti izvješće o plaćama koje će sažeti informacije. Dvaput provjerite ove brojke kako biste provjerili točnost podataka koje ste unijeli.
Odredite poreze na plaće. Nakon što su uneseni svi vaši podaci o plaći zaposlenika, obračunat će se porezi na plaće. Vaš računovodstveni softver za obračun plaća će izračunati taj iznos, uključujući i udio poslodavca koji odgovara FICA-i. Potvrdite ove brojke tako da pročitate Cirkular E i ručno izračunate iznos.
Ispišite i distribuirajte provjere plaća. Tiskanje platnih čekova također uključuje korak knjiženja transakcija na račune za obračun plaća. Provjerite jesu li informacije ispravno objavljene. Iznesite čekove kad budete spremni.
Podnijeti poreze na plaće. Kako bi se izbjegle bilo kakve kazne i potencijalni interesi, preporučuje se elektronski podnijeti porez na plaću IRS-u nakon završetka obrade obračuna plaća. Provjerite s državnom i lokalnom upravom zahtjeve za podnošenje zahtjeva.
Savjet
-
Ako smatrate da je vaše poslovanje premalo da bi se izdvojio poseban račun za plaće koji uključuje odvojene provjere plaća, upotrijebite provjere tvrtke za potrebe obračuna plaća. Napiši iznose zadržavanja negdje na čeku, po mogućnosti na kontrolnoj ploči.
Upozorenje
Budite svjesni lakoće ne plaćajući poreze na plaće tako što nemate poseban bankovni račun koji je posebno namijenjen za obračun plaća.
