Iako bi neki vlasnici malih tvrtki radije imali operaciju korijenskog kanala nego vlastito računovodstvo, knjigovodstvo je neizostavan dio vođenja poslovanja. Prednosti računovodstva leže u njegovoj sposobnosti da ispriča numeričku priču o tome što se događa u vašoj tvrtki - onaj koji vam može pomoći da poboljšate poslovanje, postanu profitabilniji i ostati izvan problema s lokalnim i saveznim poreznim agencijama. Temeljito i točno računovodstvo može vam pomoći da napravite vaš slučaj s potencijalnim zajmodavcima i investitorima kada vaše poslovanje traži financiranje.
Savjet
-
Prednosti korištenja računovodstva u poslovanju povezane su s uvidima koje ti brojevi pružaju. Ove brojke vam pomažu da shvatite što se dobro odvija i gdje ima prostora za poboljšanje.
Koji je glavni cilj računovodstva?
Glavni cilj računovodstva je praćenje prihoda i rashoda vaše tvrtke. Prihod je sav novac koji ulazi u Vaše poslovanje od prodaje robe i usluga i bilo koje druge vrste prihoda, kao što su zarađene kamate ili najamnine ili naplaćene naknade. Troškovi su sve što vaša tvrtka kupuje za svoje poslovanje i infrastrukturu, kao što su materijali, rad, najam, zalihe, poštarina, osiguranje, troškovi vozila, profesionalne usluge, oglašavanje i oprema.
Informacije koje vaš knjigovođa ili računovođa prikuplja o prihodima i rashodima ide u sastavljanje računovodstvenih izvješća, koja pružaju neophodne informacije o financijskom položaju vaše tvrtke. Ova izvješća pomažu vam odrediti svoje jake strane i riješiti svoje slabosti. Također vam pružaju informacije koje su vam potrebne za porezno izvješćivanje.
Izvještaj o dobiti i gubitku je sinopsis vaših knjigovodstvenih informacija o prihodima i rashodima. Prikazuje i popisuje sve vaše kupnje u relevantnim kategorijama, kao što su renta i obračun plaća, a zatim nabraja te iznose kako bi pružio pregled. Isto tako, sumira Vaš dolazni prihod na temelju izvora prihoda, kao što je prodaja na veliko ili maloprodaja. Tvoja izjava o dobiti i gubitku važna je jer pokazuje koliko si zapravo zaradio na kraju dana. Ova donja granica je iznos koji je preostao nakon oduzimanja ukupnih troškova od ukupnog prihoda.
Bilanca stanja je snimka vašeg ukupnog financijskog stanja u određenom trenutku. Važno je jer sumira vašu neto vrijednost. U odjeljku imovine bilance se navodi sve što vaša tvrtka posjeduje, uključujući gotovinu u blagajni, novac koji vam se duguje kroz potraživanja, inventar na policama i vrijedne dugoročne kupnje, kao što su glavni dijelovi opreme. Odjeljak obveza u bilanci uključuje sve što dugujete, uključujući kratkoročna i dugoročna stanja kredita i obveze prema dobavljačima. Neto vrijednost vaše tvrtke, na temelju podataka prikazanih u bilanci, izračunava se oduzimanjem ukupnih obveza od ukupne imovine.
Izvještaj o novčanom tijeku ili pro-forma novčanog tijeka je računovodstveni alat koji vam pomaže predvidjeti kada ćete imati raspoloživi kapital i kada ćete imati nedostatak novčanog toka. Odljevni dio izjave sadrži popis svih predviđenih ulaznih novčanih sredstava, raščlanjenih po mjesecima. Taj novac ne mora nužno proizlaziti iz prihoda od prodaje proizvoda ili usluga. Može također uključivati kapital iz zajmova ili investicija. Odljevni dio izjave uključuje sve vaše očekivane odlazeće gotovine, uključujući troškove plaća, troškove materijala, najam i osiguranje plaćanja. Vaši očekivani troškovi ne uključuju samo odbitne poslovne troškove. Također ćete navesti isplate glavnice kredita, koje nisu porezno priznate i neće se pojaviti na računu dobiti i gubitka. U donjem retku svakog stupca prikazani su odlazni rashodi koji se oduzimaju od dolaznog novca, pokazujući koliko novca možete očekivati na kraju mjeseca.
Što je svrha računovođe?
Svrha Vašeg računovođe je sažeti rad Vašeg knjigovođe tako što će sastaviti knjige u izvješća. Vaš računovođa također može ispuniti svoje porezne obrasce i savjetovati vas o najboljem načinu trošenja i uštede novca. Vi svibanj ili svibanj ne trebati zaposliti profesionalnog računovođe, ovisno o razini udobnosti u radu s brojevima, složenosti vašeg poslovanja i porezne situacije.
Svrha Vašeg knjigovođe je unos računa i računa u bazu podataka, knjigu ili proračunsku tablicu kako biste mogli pratiti troškove i prodaju. Većina knjigovodstvenih sustava je kompjutorizirana jer knjigovodstveni programi mogu organizirati i dodati brojeve brže i učinkovitije od priručnika, rukopisnih sustava. Međutim, nije vam potreban računalni program za vođenje knjigovodstva vaše tvrtke. Rukopisni sustav koji prati prodaju i troškove također će pružiti potrebne informacije.
Možete napraviti vlastito knjigovodstvo tako što ćete pratiti prihode i troškove i pratiti te informacije na način koji je koristan vama i vašem računovođi. Informacije bi trebale biti jednostavne za čitanje i razumijevanje te bi trebale točno odražavati financijsku aktivnost vašeg poslovanja. Vaše knjigovodstvene informacije bit će korisne vašem računovođi jer pružaju potrebne informacije za sastavljanje poreznih izvješća i dokumenata o zajmu. Iste informacije mogu biti interno korisne za pružanje uvida u vašu tvrtku, kao što je prikazivanje vašeg prihoda od prodaje na veliko u odnosu na maloprodaju i koliko potrošite na materijale u odnosu na rad.
Čak i ako zaposlite računovođu i knjigovođu da organizirate svoje financijske informacije i pripremite svoje porezne obrasce, još uvijek imate računovodstvene odgovornosti kao vlasnik tvrtke. Morate spremiti sve informacije koje su im potrebne, kao što su fakture koje napišete i račune koje ste primili za poslovne kupnje koje ste napravili. Što su ti dokumenti organiziraniji kada ih dovedete do svog knjigovođe i računovođe, manje ćete morati platiti za svoje vrijeme. Potrebno je duže da knjigovođa organizira kutiju za cipele punu računa nego da metodički radi kroz datoteku s papirologijom koja je već sortirana po datumu ili računu kreditne kartice.
Koja su pravila računovodstva?
Pravila računovodstva reguliraju način na koji se troškovi i zarade unose u sustav kao dugovanja ili krediti. Ova pravila reguliraju dvostruko knjigovodstvo, sustav koji je u širokoj uporabi od kasnog srednjeg vijeka. Sustavi s dvostrukim unosom ne samo da prate vaše prihode i troškove, već pokazuju kako se novac i imovina kreću oko vaše tvrtke. U sustavu dvostrukog unosa, svaki unos koji se unosi kao zaduženje mora biti uravnotežen odgovarajućim kreditom i obratno. Alternativa dvostrukom knjigovodstvu je sustav s jednim unosom u kojem jednostavno popisujete i obračunavate svoje prihode i troškove bez ugrađenih protokola za usklađivanje tih unosa s vašom stvarnom financijskom situacijom.
Prilikom rada s osobnim računima, pojedincu koji prenosi imovinu u tvrtku treba pripisati kredit, a primatelja ili tvrtku treba teretiti. To se čini protuintuitivnim, jer su sredstva napustila ruke pojedinca i prenesena su u ruke tvrtke. Međutim, knjigovodstveni računi ne opisuju uvijek stvarna stanja gotovine. Umjesto toga, oni se odnose na iznose koji se duguju ili su u vlasništvu. Kada pojedinac, kao što je vlasnik, prenese novac na tvrtku, ova transakcija se povećava, ili krediti, račun i predstavlja iznos koji tvrtka duguje tom pojedincu. Isti prijenos sredstava stvara zaduženje za poslovni račun jer, iako je gotovina dostupna i dostupna, ona sada duguje pojedincu koji ga je osigurao.
Kada se radi o stvarnim računima, kao što su nekretnine i strojevi, pravila računovodstva zahtijevaju od vas da zadužujete nove kupnje i kreditne stavke koje ste prodali ili na drugi način uklonili iz upotrebe. Sredstvo je izvorno objavljeno kao dugovanje jer ste potrošili novac da biste ga nabavili. Ako ga prodate ili ga uklonite iz usluge nakon što je nadživjela svoj vijek trajanja, uklanjate dugovanje ili kreditirate račun koji predstavlja ono što dugujete prilikom kupnje.
Kada vaša tvrtka kupuje materijale ili plaća najam, pravila računovodstva zahtijevaju da te transakcije objavite kao dugovanja. Nasuprot tome, kada prodajete proizvode ili usluge, vaš računovodstveni sustav tretira te transakcije kao kredite. Kupnje koje zahtijevaju odlazna sredstva smanjuju kapital tvrtke, stoga se prate kao dugovanja. Prihodi i drugi dobici, kao što su dolazne isplate stanarine, povećavaju kapital tvrtke, tako da se prate kao krediti.
Iako ova pravila računovodstva reguliraju kako se svaka transakcija pojavljuje u vašem knjigovodstvenom sustavu, zapravo ih ne morate razumjeti i primijeniti osim ako ne unosite unose u knjigovodstveni sustav s dvostrukim unosom koji nije unaprijed programiran za organiziranje vaših podataka. Na primjer, ako koristite osnovu rukopisa kao osnovu vašeg računovodstvenog sustava, morat ćete odlučiti svaki put kada unesete da li ta transakcija predstavlja zaduženje ili kredit i gdje će se pojaviti odgovarajuće zaduženje ili kredit. Međutim, ako koristite softver za knjigovodstvo, kao što je QuickBooks, čekovi, računi i potvrde o prodaji automatski će se pojaviti na odgovarajućim kreditnim i debitnim računima, zajedno s odgovarajućim dugovanjima ili kreditima.
Kako koristiti računovodstvo u poslovanju
Prednosti računovodstva nisu samo stvar dobre poslovne strategije, iako računovodstvene informacije svakako pomaže vam strategize i plan. Nijedan posao ne može preživjeti bez neke vrste računovodstvenog sustava. Ako vaša tvrtka kupuje i prodaje bez praćenja iznosa koje ste kupili i prodali, na kraju godine nećete moći utvrditi je li ste ostvarili dobit ili imali gubitak. Nećete znati koliko dugujete i koliko posjedujete, tako da nećete moći procijeniti koliki iznos svoje ulazne gotovine možete povući za osobnu upotrebu i koliko biste trebali zadržati u bankovnom računu svoje tvrtke za nadolazeći posao troškovi.
Računovodstvene informacije također daju vrijedan uvid u poslovanje tvrtke. Omogućuje vam usporedbu prodaje u različitim kategorijama tijekom vremena, kao što je gledanje trendova za različite proizvode na prodajnim lokacijama. To vam daje alate i informacije kako biste pogledali svoje troškove kao postotak vašeg prihoda kako biste vidjeli jesu li vaše marže održive i kako se uspješnost vaše tvrtke može usporediti s onom konkurencije u vašoj industriji. Pro forma novčanog toka omogućit će vam da potražite izvore kapitala prije nego što ih zaista trebate i da planirate velike kupovine kako bi odgovarale vremenskim razdobljima u kojima je novac bogat. Poslovanje bez računovodstvenih informacija je poput letenja zrakoplovom bez radara.
Računovodstvo je također potrebno za preživljavanje vaše tvrtke jer ste zakonski obvezni prijaviti dohodak i plaćati poreze. Bez potpunog i točnog računovodstvenog sustava, nećete znati koliko ste zaradili i potrošili, a nećete imati potrebne informacije da biste ispunili lokalne, državne i savezne porezne obrasce. Također, ako vaše poslovanje ikada treba financiranje, vaše kreditne aplikacije će gotovo sigurno zahtijevati da uključite financijska izvješća iz prethodnih godina i najvjerojatnije projekcije za nadolazeća razdoblja kao dobro.
