Obveze za male urede su tekući račun obveza sastavljen od dugovnih obveza koje se moraju platiti u sljedećih 12 mjeseci. Važno je da su dokumenti koji podupiru ove stavke duga organizirani tako da se plaćanja na te obveze izvršavaju na vrijeme. Pravodobno plaćanje obveza prema dobavljačima održava bonitet organizacije i osigurava dobre i stabilne odnose s vjerovnicima i dobavljačima.
Uskladite primljene račune s njihovim narudžbenicama i dokumentom o primitku ili završetku usluge. Faktura koja vrijedi i plaća postoji kada je kreirana odobrena narudžbenica i primljene su stavke na narudžbi ili su usluge dovršene. Napravite mape prema nazivu dobavljača za držanje neusporedivih narudžbenica, primanje dokumenata i druge prateće papire.
Podijelite dokumente za plaćanje prema datumu plaćanja. Nakon što se računi podudaraju s pratećim dokumentima, provjerite datum dospijeća i odredite datum plaćanja za račun. Organizirajte fakture u mapama koje predstavljaju svaki dan u mjesecu. Kada odredite datum plaćanja za račun, podnesite ga pod tim danom. Fascikla za harmoniku, koja ne zauzima mnogo prostora, može se koristiti za održavanje dokumenata; svaka kartica može predstavljati dan u mjesecu. Ako je mapa za harmoniku premala, razmislite o upotrebi visećih datoteka koje pružaju više prostora za papirologiju. Svakoj mapi ili datoteci dodijelite samo dan u mjesecu; kada završi trenutni mjesec, te datoteke možete ponovno upotrijebiti za sljedeći mjesec.
U dnevni raspored uključite pregled datoteke tog dana za plaćanje računa. Ako su podneseni računi pod tim danom, izdajte plaćanje za račun i označite ga kao plaćeni. U računu treba navesti datum plaćanja, broj čeka ili identifikacijski broj transakcije, ako je plaćen elektroničkim putem, uplaćeni iznos i identifikaciju osobe koja je izvršila plaćanje.
Datoteke plaćene u datoteci kreirane za svakog dobavljača ili vjerovnika. Datoteka dobavljača treba sadržavati sve plaćene račune od početka obračunskog razdoblja ili 12-mjesečnog razdoblja. Dokumenti u ovoj datoteci podržavaju plaćanja izvršena dobavljaču. Ako dođe do problema s plaćanjem ili plaćanjem potraživanja od dobavljača, ta dokumentacija može pružiti podršku o tome kada je plaćanje izvršeno i stavkama koje su plaćene ili nisu plaćene.
