Tvrtke, vladine agencije i druge organizacije dodjeljuju DLN-ove važnim dokumentima kao jedinstveni identifikacijski broj. Iako se DLN-ovi mogu koristiti u bilo kojoj organizaciji, oni su osobito česti u financijskim organizacijama kao što su banke i agencije za oporezivanje. Interna porezna služba oslanja se na DLN-ove kako bi pratila porezne prijave i mnoge njezine zapise, uključujući odluke o oslobađanju od poreza.
Brojevi lokatora dokumenata
Broj lokatora dokumenta višestruki je broj koji se dodjeljuje određenom dokumentu kako bi se dokument lako mogao pratiti do izvorne izvorne datoteke. Svaka organizacija kreira vlastiti protokol za DLN-ove, ali brojevi su obično precizno formatirani. Na primjer, prve dvije znamenke mogu ukazivati na izvor dokumenta, sljedeće dvije znamenke na tip dokumenta i druge znamenke mogu naznačiti datum stvaranja, kodove kategorija i druge kritične značajke dokumenta.
DLN-ovi i oslobođenja od poreza
IRS koristi DLN-ove kako bi pratila pisma o utvrđivanju i druge dokumente koji se odnose na porezno oslobođenje. Tipični porezni dokument sadrži nekoliko detaljnih identifikatora, kao što je identifikacijski broj poslodavca za tvrtku ili broj socijalnog osiguranja za pojedinca, zajedno s podacima o imenu i adresi te upravitelju slučaja IRS-a. Također sadrži 14-znamenkasti broj lokatora dokumenta.
Format
DLN-ovi koje IRS koristi za porezne prijave i dokumente za oslobođenje od poreza sadrže 14 znamenaka podijeljenih u sedam polja. Svako polje ima posebno značenje koje je korisno u administrativnom sustavu IRS-a. Na primjer, prvo polje ima dvije znamenke i predstavlja IRS-ov centar za obradu koji rješava zahtjev za izuzeće. Ostala polja uključuju kodove za poreznu klasifikaciju, datumski kôd i blok i serijski broj za identifikaciju detalja o načinu rukovanja i prijenosa dokumenta.
Primjeri
Neprofitne organizacije ponekad objavljuju pisma o utvrđivanju IRS-a s pojedinostima o statusu oslobođenog od poreza. Pismo sadrži DLN-ove. IRS objavljuje svoje proceduralne priručnike za korištenje DLN-ova za upravljanje dokumentima. Primjerice, priručnik o "Postupcima automatske obrade izuzetih organizacija" upućuje korisnike da upita sustav putem DLN-a, identifikacijskog broja poslodavca ili nekoliko drugih identifikatora.
