Funkcije različitih organizacijskih struktura su upravljanje učinkovitošću i produktivnosti tvrtke. Često je lanac zapovijedanja u poslovanju i kako su strukturirane hijerarhije i svaki odjel koji ga čine produktivnim - ili ne. “Funkcionalna” organizacijska struktura kapitalizira specijalitete zaposlenika i udaljava se od toga da ima generaliste koji mogu obavljati više uloga.
Što je svrha organizacijske strukture?
Postoje četiri glavne vrste organizacijske strukture, i svaka ima svoje prednosti i mane. Razlog zbog kojeg oni postoje jest da porede u kaosu poslovanja. Bez lanca zapovijedanja ili prihvaćene metode rješavanja sporova, anarhija može vladati.
Izjava da se "mužjak ovdje zaustavlja" postao je klišej u današnjem svijetu, ali organizacijska struktura je sve u tome da se otkrije gdje se zaustavlja i kako. Čak i ako ne mislite da imate organizacijsku strukturu, morate. Ponekad samo rastu i organski se razvijaju tijekom vremena, ali često su namjerni i planirani.
Četiri vrste organizacijskih struktura su ravna, matrica, dioba i prethodno spomenuta funkcionalna struktura.
Strukture u konačnici utječu na odnose između uprave i zaposlenika, na to kako komunikacija teče, gdje pada odgovornost i kako uprava nadgleda tvrtku. To čak može utjecati na to kako tvrtka raste svoje tržište ili proširuje svoje poslovanje.
Dobra vijest je da strukture nisu pisane kamenom i lako ih se mijenja ili mijenja kako tvrtke rastu ili se kontrahiraju s vremenom.
Funkcije različitih organizacijskih struktura
Baš kao što neki radni projekti imaju koristi od usvajanja određenog radnog procesa, organizacije često mogu bolje funkcionirati kada postoji strukturna organizacija na poslu.
Funkcionalne organizacije obično djeluju delegiranjem određenog posla na odjele koji će biti odgovorni za sve i sve pod tim kišobranom. Na primjer, računovodstvo će se baviti stvarima koje se plaćaju i potražuju. Marketing obrađuje marketing, oglašavanje i promocije. Ljudski resursi bave se zapošljavanjem, ukrcavanjem i iskrcavanjem, obukom i drugim zadacima vezanim za osoblje.
Pri sastavljanju organizacijske sheme i njihovih funkcija, svaki odjel poznaje svoju ulogu, svoj zapovjedni lanac i tijek rada koji je specifičan za njih.
Što je organizacijski dizajn?
Prilikom odlučivanja o strukturi tvrtke, to je organizacijski dizajn. Procjenjuje se koji su ciljevi tvrtke, a zatim dolazi do lanca zapovijedanja i organizacijske strukture koji će biti najproduktivniji u postizanju navedenih ciljeva.
Najbolje tvrtke ne ostaju statične - prilagođavaju se i mijenjaju kako vrijeme prolazi kako bi bolje mogle ispuniti svoje ciljeve ili diverzificirati nova tržišta.
Recimo da tvrtka iz Hobokena, New Jersey, ima 47 godina iskustva u dominaciji na istočnoj obali Sjedinjenih Država s elektroničkim ožičenjem. Možda imaju novi cilj suočavanja s azijskim tržištem jer su se vrata otvorila uz fantastičnu priliku. Posao kao i obično neće letjeti s druge strane Pacifika. Različiti radni procesi, jezici i običaji zahtijevat će da se tvrtka prilagodi očekivanim poslovnim tradicijama u Aziji.
Redizajnirajući organizacijsku strukturu, tvrtka može kreirati nove odjele i zaposliti novo osoblje koje će najbolje odgovarati tim ulogama. Odjel za marketing morat će zaposliti višejezično osoblje, a pravni tim morat će znati zakone za svako novo tržište koje je ušlo. Dealmakers i pregovarači će morati razumjeti običaje i mogućnosti u svakom mjestu. Sve se to može predvidjeti i planirati stvaranjem nove organizacijske dinamike koja je spremna suočiti se s tim izazovima.
Promjena tehnoloških praksi u tvrtki, dodavanje novog asortimana proizvoda, otvaranje druge lokacije - sve to moglo bi imati koristi od ugađanja ili redizajniranja postojećih organizacijskih struktura.
Prednosti funkcionalne strukture
Na mnogo načina funkcionalne strukture mogu biti izuzetno učinkovite. Fokusirajući se na jačinu svakog zaposlenika i zadužujući ih za odjel koji kapitalizira navedene prednosti, tvrtka često koristi.
Te odjele idealno vode osobe s sposobnostima i vještinama da nadgledaju i ubrzaju sve zadatke koji su u tijeku. Budući da se grupira s drugima koji imaju isto temeljno znanje, često postoji trgovina i komplementarnost koje razmjenjuju između tih zaposlenika, što im može pomoći da prošire svoje talente.
Upravo zato se područja poput treninga mogu uvelike pomoći kada su u igri funkcionalne strukture jer su zaposlenici okruženi vještinama koje su im potrebne za razvoj.
To je također razlog zašto obuka može ići dalje u funkcionalnim formatima budući da oni razvijaju zaposlenike koji su možda tamo na duge staze. Budući da zaposlenici rade u odjelima usmjerenim na njihove specijalnosti, može se uočiti prilika za rast i razvoj koji mogu potaknuti dugoročnu odanost i manji promet.
Nedostaci funkcionalne organizacijske strukture
Problem sa zidovima je, ponekad kad idu gore, ostaju gore. Neke funkcionalno podijeljene tvrtke mogu trpjeti komunikacijske izazove zbog percepcije da rade odvojeno s dobrim razlogom, za razliku od samo metode učinkovitosti. U tim slučajevima mogu postojati sukobi između potreba različitih podjela. Ljudski resursi i odjel za informatiku možda imaju potrebu za pomoći od marketinškog odjela, ali marketing može interno odlučiti koji će zahtjev ispuniti na temelju ekspeditivnosti ili drugih čimbenika. Očito, takve situacije mogu ići naopako, a na upravi je da razbije zidove koji uzrokuju teritorijalne prepirke.
Obuhvaćajući specijaliste zadataka za svaku diviziju, to znači da se generalisti mogu previdjeti. Plus strana generalista je da oni često mogu bolje cijeniti potrebu za intradivisionalnom komunikacijom ili bolje predvidjeti kako jedan zadatak ima koristi od drugog i tako dalje. Ako generalisti gube svoje mjesto u tvrtki jer se ne smatra da imaju dovoljno jake vještine u bilo kojem odjelu, to može značiti da tvrtka gubi vrijedne diverzifikacije i premošćivanje koje ti igrači donose.
Sukobi u upravljanju mogu se pojaviti iu tvrtkama s funkcionalnom strukturom. Može se dogoditi da svaki voditelj odjela ima kratkovidan pogled na ono što uključuje uspjeh, kao što je uspješnost njihovog odjela najvažniji kriterij za mjerenje uspjeha, a ne gledanje u veliku sliku. Kada mjerila ovise o uspješnosti odjela, ona također mogu utjecati na ponašanje zaposlenika i mogu ugroziti inovacije i brzo donošenje odluka.
Kada su funkcionalne strukture korisne?
Kada su tvrtke stabilne i ne uvode stalno nove proizvode, mogu dobro funkcionirati kao funkcionalna organizacija. Ako se industriji ne daju česte promjene, postoji osnovica osnovnih sredstava, a to su kvalitete koje odgovaraju funkcionalnim strukturama.
Veličina tvrtke ne znači nužno da li je funkcionalna organizacija korisna za nju. Lokalna trgovina guma može dobro funkcionirati, ali Amazon.com također koristi funkcionalnu strukturu. To je vertikalni lanac zapovijedanja u Amazonu, za dobro i zlo. To može značiti da su ponekad sporije odgovoriti na dileme, ali to također znači da postoji jaka središnja marka i kohezivna metoda upravljanja između svih njihovih odjela na međunarodnoj razini.
Organizacijske strukture mogu biti poput nekretnina - ono što je savršeno za danas može biti preveliko ili premalo za sutra. Mudro je s vremena na vrijeme razmišljati o tome kako je organizacija organizirana jer malo ugađanja i inovacija mogu dramatično utjecati na produktivnost i uspjeh.
