Kada se gotovina prenese drugoj osobi u poslovnom okruženju, treba zabilježiti zapis transakcije. Zaposlenicima se često omogućuje pristup gotovini kako bi platili male kupnje u ime tvrtke. Novčani fond se naziva sitnim novcem, koji se koristi za plaćanje stvari kao što su uredski materijal, obroci i darovi. Sve isplate treba pratiti u dnevniku, zajedno sa svim potvrdama za svaku isplatu.
Stvorite stupce dnevnika za sljedeća polja: Datum, Primatelj, Opis i Iznos.
Nabavite račun za svaku kupnju i izračunajte točan iznos kupnje, uključujući povrat poreza zaposleniku.
Ispunite sva polja časopisa i čuvajte račun uz dnevnik. Zabilježite kredite svaki put kad se fond obnovi.
Provjerite račune za svaku kupnju s unosima u knjizi na kraju mjeseca.
Oduzmite ukupne mjesečne isplate iz bilance na prvi u mjesecu. Provjerite podudaraju li se iznosi, ili zabilježite i unesite prilagodbu za obračun razlike.
