Pozivatelji mogu ostaviti poruke na vašoj glasovnoj pošti iz različitih razloga. Neke od poruka mogu biti prijateljski podsjetnici na važne poslovne informacije i kontakte. Ono što kažete u poruci govorne pošte, bez obzira radi li se o osobnoj glasovnoj pošti ili poslovnoj glasovnoj pošti, odigrat će važnu ulogu u vrsti informacija koje dobivate od pozivatelja. Postoje neke osnovne informacije koje uvijek trebate uključiti u glasovnu poštu.
Odlazna poruka
Prva stvar koju trebate učiniti u odlasku odlazne poruke je identificirati svoje ime, organizaciju i telefonski broj. Druga stvar koju trebate učiniti je obratiti se na dostupnost. Na primjer, možda ćete htjeti reći da niste dostupni i dati vrijeme i dan kada ćete se vratiti. Konačno, navedite vrstu informacija koje želite vratiti na govornu poštu, kao što su ime, tvrtka, broj i možda poruka. Tipična odlazna govorna pošta mogla bi zvučati ovako: "Ja sam Bob Smith s tvrtkom Sampson, Inc. na 555-555-5555. Neću biti dostupan do danas, ali ostavite svoje ime, tvrtku i broj i odmah ću vam vratiti telefonski poziv. Hvala vam. ”Ne zaboravite biti kratki i dati jasne, koncizne upute pozivatelju.
Izbjegavajte probleme
Pozivatelji ponekad mogu nazvati pogrešne brojeve. Ako ne navedete svoje ime, organizaciju i telefonski broj u odlaznoj poruci, često možete primati poruke koje nisu namijenjene vama. Navodeći ove informacije, provjerite je li pozivatelj znao da su došli do prave osobe ili nazvali ispravan broj. Možete ili ne želite potaknuti pozivatelja da ostavi poruku. Ako ih ne potičete da ostavljaju poruku, bit će vam teško prosuditi važnost telefonskog poziva. Ako primate brojne poruke govorne pošte, te su poruke važne za određivanje trenutačnih telefonskih poziva i kako se pripremiti za povratni telefonski poziv. Ako potičete poruke, trebate zatražiti od pozivatelja da bude kratak ili da sumira poruku. Glasovna pošta s dugim objašnjenjima za poruke može postati glomazna ili nepotrebna i time gubiti vrijeme.
Dodaj e-poštu, društvene medije
Budući da se toliko informacija dijeli putem društvenih medija, vjerojatno biste trebali razmisliti o dodavanju kontaktnih podataka na mreži u odlaznu poruku. Izazov u ostavljanju kontakata u društvenim medijima je da pozovete da shvate gdje da ga napuste. To može zahtijevati da izgovorite svoje ime i da ne pretpostavljate da pozivatelj zna. Ako želite da pozivatelj ostavi poruku na vašu adresu e-pošte, možete reći "Možete mi ostaviti adresu e-pošte na usluzi Bob Smith u Sampson dot comu" ili "Možete ostaviti poruku na bobsmithu na sampson dot com. ”Iskoristite svoju najbolju prosudbu, ali izgovarajte svoje ime i ime vaše tvrtke daje pozivatelju najbolju priliku za dobivanje točnih informacija. Nije dobro spomenuti URL adrese, kao što su Facebook ili Twitter, jer to može biti zbunjujuće. Ako smatrate da su to najbolja mjesta za ostavljanje poruka, recite na odlaznoj poruci: "Možete mi ostaviti poruku i na mojoj Facebook stranici."
