Proračun za opskrbu uredima je podjela troškova koji mogu poslužiti kao plan potrošnje. U pisanom obliku, u proračunu se navodi kako će tvrtka potrošiti sredstva namijenjena za potrošnju u uredskom poslovanju. Plan bi trebao biti realan kako bi ga bilo lako razumjeti i poštivati. Proračun za nabavku ureda nužan je alat za mjerenje ukupnih troškova poslovanja. Priprema proračuna omogućit će vam učinkovito upravljanje troškovima i održavanje razumnog raspona operativnih troškova koji neće premašiti poslovne prihode. Osnovni uredski proračun općenito uključuje samo troškove koji su apsolutno potrebni za učinkovito poslovanje. Budžet se može povećati tijekom vremena, prema potrebi, dok se poslovanje povećava.
Pregledajte isporuke ureda koje su neophodne za vođenje poslovanja. Napravite proračunsku tablicu za popis stavki kao što su olovke, razne vrste papira, markeri, olovke, tinta pisača, klamerice i spajalice, spajalice, fascikle s datotekama, pošiljke, koverte i trake. Svakako uključite stavke koje su specifične za određenu tvrtku. Na primjer, ako pružate sigurnosnu kopiju podataka ili se bavite pohranom medija, trebat će vam CD-ovi ili DVD-ovi i druge specijalizirane potrepštine i oprema.
Pregledajte troškove stavki i dobijte ukupnu mjesečnu količinu za svaku stavku. Dokumentirajte izračune u proračunskoj tablici. Dodajte sve pojedinačne brojeve za svaku stavku zajedno za ukupni mjesečni proračun. Zatim pomnožite mjesečni ukupni iznos s 12 za godišnji iznos proračuna ureda. Dodajte dodatnih 10 posto za proširenje.
Istraživanje različitih dobavljača ureda opskrbe pronaći najisplativije cijene. Izradite zasebnu proračunsku tablicu da biste usporedili podatke različitih dobavljača za stavke koje redovito koristite za poslovanje. Nezavisni prodavači često daju ponude koje biste trebali razmotriti. Izračunajte procjene dobavljača za približnu mjesečnu prosječnu cijenu. Uključite ove podatke plus 10 posto u proračunsku tablicu.
Usporedite ukupne procjene dobavljača s vašom trenutnom i izvornom procjenom. Izradite kopiju izvorne proračunske tablice iz koraka 1 kako biste je koristili u razmatranju promjena cijena. Koristite novu proračunsku tablicu kao predložak za trenutni proračun. Prilagodite cijene za stavke koje su pronađene za manje u različitim dobavljačima. Zabilježite dobavljača, cijenu i datum na proračunskoj tablici za buduće praćenje. Razmotrite svaku stavku na popisu i uklonite one koje nisu apsolutno potrebne.
Procijenite i pregledajte proračun na mjesečnoj osnovi. Pokušajte koristiti proračunski alat kao što je onaj koji nudi Microsoft za upravljanje financijama za opskrbu uredima. Razvijte sustav za stalno praćenje proračuna za uredsku opskrbu. Redovito prilagođavajte i pregledajte cijene i potrošnju. Prilagodite proračun prema novim saznanjima i kad god je to moguće. Ako dođe do prekomjernog trošenja, poduzmite korake kako biste pronašli smanjenje na druge načine iskorištavanjem prednosti prodaje i drugih ponuda dobavljača.
