Svaki sastanak ili projekt je uspješniji ako se zadaci dodijele tijekom sastanka i završe izvan sastanka. Slijedeći jednostavnu formulu od 3W (Što, Tko i Kada) za susrete akcija, šanse za ostvarenje produktivnog posla izvan vremena sastanka i na vrijeme su povećane. Pravilno dodjeljivanje radnji može smanjiti probleme vezane uz praćenje. Dobri zadaci pomoći će u testiranju dobrih ideja i rješenja problema, kao i provedbi svih odluka donesenih tijekom sastanka.
Stavke koje su vam potrebne
-
Papirna ili markerska ploča
-
Olovke ili oznake za brisanje u suhom
Prije završetka sastanka provjerite sve radnje koje su identificirane tijekom sastanka i utvrdite jesu li potrebne i dodatne zadaće. Počnite s ŠTO su akcije. Pitajte grupu "Koje radnje trebamo učiniti kako bismo ostvarili velike rezultate projekta?" To pomaže grupi da shvati što treba učiniti i zašto je važno za projekt ili tim. U tekstu stavke akcije, budite sigurni da koristite akcijske glagole i budite spremni dati neke pojedinosti o tome što je zapravo potrebno da se smatra da je akcija ispravno dovršena.
Zatim prijeđite na SZO koja će poduzeti svaku akciju pitanjem grupe "Tko su najbolji ljudi za te radnje?" Svaka akcija mora biti data nekome ili se neće obaviti. Tko je tim ili član projekta pristao biti odgovoran i odgovoran za sve aktivnosti koje su potrebne za izvršenje dodijeljene radnje. Akcija se može dodijeliti najbolje kvalificiranoj osobi ili pod-timu, ili netko na sastanku može volontirati za radnju. Ako je radnja dodijeljena nekome izvan sastanka, netko na sastanku treba biti odgovoran za objašnjavanje dodijeljene radnje osobi koja nije na sastanku.
Napravite WHEN dio prije nego što krenete s akcija i na odgodu za sastanak. Pitajte grupu "Kada su te radnje potrebne kako bismo završili svoje projekte na vrijeme?" Rok za svaku radnju trebao bi biti stvarni datum kalendara kada radnja mora biti dovršena kako bi tim ili projekt ostvarili svoj posao. Ovo nikada ne bi trebalo ostaviti prazno ili pisano kao ASAP jer datum osigurava da je netko odgovoran za radnju na vrijeme. Dodjeljivanjem datuma osoba koja poduzima radnju moći će zakazati novi zadatak sa svojim drugim poslom i moći utvrditi postoji li valjani razlog zašto radnja možda neće biti dovršena do željenog datuma grupe prije nego što bude kasno.
Nakon sastanka, stavite 3W akcije u zapisnik sastanka i distribuirajte svima koji su prisustvovali sastanku ili koji su primili akciju. Time se dokumentiraju sve radnje i tko je odgovoran, kao i kada je potrebno izvršiti radnje.
Savjet
-
Ako postoji sastanak za praćenje, kada se podsjetnik pošalje za taj sastanak, uključite sve radnje koje su do tog datuma i uobičajene pojedinosti sastanka.
