Tvrtke svakodnevno koriste različite oblike marketinga i komunikacije. Dizajn i sadržaj memoranduma koji se koristi za svaku vrstu komunikacije često je prva stvar koju prospekt vidi o tvrtki. Iako dizajn i kreativnost imaju beskrajne mogućnosti, tvrtke se obično pridržavaju četiri standardna memoranduma u poslovnoj komunikaciji.
Standardno zaglavlje pisma
Standardni memorandum obično se odnosi na entitet u cjelini i obično se koristi u administrativne svrhe ili u svrhu pružanja usluga. Publika je obično opća i rasprostranjena, a pismo može biti obrazac dokumenta kao što je zadano pismo, obavijest ili račun. Standardni memorandum obično sadrži samo ime i adresu tvrtke, kao i logotip ili vodeni žig logotipa ako to društvo ima.
Specijalizirana zaglavlje
Specijalizirani memorandum je sličan standardnom zaglavlju osim što obično dolazi iz određenog odjela tvrtke kao što je računovodstvo, pravni ili marketinški. Publika može biti više zainteresirana za područje iz kojeg primaju komunikaciju. Na primjer, u maloprodajnoj tvrtki, publika može biti grupa dobavljača za područje proizvodnje tvrtke ili grupa revizora za računovodstveno područje tvrtke. Poput standardnog memoranduma, specijalizirani memorandum uključuje naziv tvrtke, adresu i logotip ili vodeni žig; međutim, uključeni su specijalistički odjel ili područje tvrtke, kao i sve druge slike ili logotipi koji se odnose na odjel.
Prilagođena zaglavlje pisma
Prilagođeni memorandum obično je više specifičan za određenu temu od ostalih vrsta i obično dolazi od jedne određene osobe. Te se memorandume obično koriste za međusobne komunikacije kao što su podsjetnici ili prezentacije. Oni se također koriste za vanjsku komunikaciju i općenito nisu namijenjeni za korištenje u dokumentima obrazaca. Koristeći primjer maloprodajne industrije, voditelj projekta može imati vlastiti memorandum koji će se koristiti za slanje vanjske komunikacije svojim neovisnim izvođačima. Zajedno s nazivom tvrtke, adresom, logotipom i specifičnim područjem, korisnički memorandum također sadrži ime pošiljatelja, kao i podatke o kontaktu s tvrtkom.
Izvršno zaglavlje
Izvršni memorandum je sličan prilagođenom memorandumu u tome što je njegova ciljana publika i predmet specifična za jednu osobu ili problem. Ovaj posebni memorandum rezerviran je za osoblje na razini ravnatelja ili više i koristi se u svrhe koje se kreću od pisama o završetku do ponude. Izvršni memorandum može se pojaviti i na obrascu pisma jednog određenog izvršnog direktora. Na primjer, izvršna vlast može imati mnogo različitih slova u obliku koji se šalju za zadane namjene. Iako su oni prirodni, primatelji imaju veću vjerojatnost da pokažu odgovarajući odgovor kada primaju komunikaciju s određenog višeg položaja, za razliku od primitka obrasca pisma poslanog većem broju primatelja na standardnom memorandumu. Izvršni zaglavlje je oblikovano slično kao i namjenski memorandum, iako može istaknuti naslov određenog pošiljatelja bolder ili većim fontom. Papir je također tipično kvalitetniji.
Dizajn i format
Sva pisma tvrtke trebala bi biti jedinstvena u dizajnu, ali standardna što je više moguće u formatu. Dizajn bi trebao odmah prikazati vašoj publici kulturu i zaštitni znak vaše tvrtke. Na primjer, ako vaša tvrtka ima određene marketinške boje, logotipe ili slogane, one bi trebale biti uključene u sve memorandume. Ako koristite samo crno-bijeli tisak, vaš logotip i slogan bi trebali biti još istaknutiji. Trebalo bi istaknuti font vašeg zaglavlja; međutim, čitatelju to ne bi trebalo biti preveliko ili nečitljivo. Naime, vaš memorandum ne bi trebao zauzimati više stranice nego što je potrebno.
