Tvrtke često postavljaju zahtjeve za prijedloge (RFP) kada imaju projekte koje žele dovršiti. RFP je zahtjev za izvođačima da ponude na projektima koje ta poduzeća planiraju. RFP navodi opis projekta, kvalifikacije, podatke o vremenu i druge detalje o projektu. Izvođači dobivaju RFP i moraju odrediti žele li izraditi prijedlog za posao. Tvrtka koja izdaje RFP prihvaća prijedloge do određenog datuma, a zatim odabire jednog izvođača za dodjelu projekta.
Opišite svoju tvrtku. Prvi korak u izradi RFP-a je opisati svoju tvrtku. Navedite koliko je vremena bilo u poslu, proizvodima ili uslugama koje nudi i druge detalje koji opisuju tvrtku.
Navedite opis projekta. Detaljno opišite što tražite. Uključite što je projekt, mjesto projekta i njegovu svrhu. Opisati funkcije projekta i ciljeve projekta.
Opis specifikacija. Navedite precizne specifikacije u vezi s ovim projektom. Od vitalne je važnosti dati ugovorima ponuđača sve informacije koje su im potrebne kako bi uspješno dovršili temeljit i točan prijedlog posla.
Navedite rok. Ponudite detalje o vremenskom okviru projekta. Navedite kada očekujete početak projekta i datum kada treba završiti. Navedite krajnji rok za podnošenje prijedloga od strane izvođača koji se odluče za ponudu na radnom mjestu.
Opišite načine na koje izvoditelji mogu odgovoriti. Dajte instruktore izvođačima koji će ih obavijestiti gdje poslati svoje prijedloge i prihvatljive metode. Možda ćete ih radije primati poštom ili možete prihvatiti faksove ili e-poštu s prijedlozima. Uključite ime kontakta i telefonski broj kako biste omogućili izvođačima da zatraže dodatne informacije o projektu ili odgovore na pitanja.
Objasnite kako će biti izabran pobjednik projekta. Uključite kriterije koje ćete koristiti za donošenje odluke o tome koja će tvrtka biti zaposlena. Opišite stvari od velike važnosti, uključujući važnost izvođača koji šalju potpune, točne prijedloge i šalju ih do rokova.
