Pisanje u poslovnom formatu razlikuje se od ostalih vrsta pisanja. Smjernice su rigidnije, a stil koji pišete obično je unaprijed određen. Cilj pri pisanju u poslovnom stilu je uvijek biti profesionalan. Veći dio pisanja koji ćete učiniti bit će za postojeće ili potencijalne klijente, suradnike ili nadređene. Neki od tih dokumenata mogu utjecati na to kako se vi ili vaša tvrtka uspješno ponašate, stoga je nužno slijediti smjernice.
Za pisanje poslovnog pisma koristite blok, modificirani blok ili polu-blok format. Najčešće se koristi format bloka. U ovom formatu sve je lijevo i jednoredno, s izuzetkom dvostrukog razmaka između stavaka.
Napišite svoj dokument za publiku. Usredotočite se na njihove potrebe i interese umjesto na vaše. Razmislite o tome što čitatelji trebaju znati i odrediti odgovarajući način prenošenja informacija tim specifičnim čitateljima.
Koristite formalni ton prilikom pisanja nadređenima ili klijentima. Koristite samo neformalni ton za dopise ili poruke e-pošte suradnicima.
Naglasite pozitivne informacije i usredotočite se na koristi za čitatelja. To je osobito važno kada pišete pismo koje sadrži negativnu poruku.
Pišite jasno i sažeto. To možete učiniti držanjem kratkih stavaka, navođenjem važnih informacija na početku dokumenta i odlomaka i korištenjem popisa kada je to moguće. To će pomoći Vašim čitateljima, koji su obično prisiljeni na vrijeme, pronaći važne informacije čak i ako pregledavaju samo dokument.
Pročitajte dokument kako biste bili sigurni da nema grešaka u pravopisu, gramatičkim i interpunkcijskim pogreškama. Bilo kakve pogreške u pisanju mogu vas učiniti neprofesionalnima ili neopreznima.
Savjet
-
Općenito je u redu koristiti riječi "ja" i "vi" u poslovnom dokumentu. Međutim, budite oprezni kada koristite riječ "mi", jer to pretvara vaše riječi u razmišljanje o cijeloj tvrtki.
Uvijek koristite debelo crijevo, a ne zarez, nakon pozdrava u poslovnom pismu.
