Pisma zahtjeva ne samo da vam pomažu osigurati ono što vam je potrebno, nego također mogu pomoći u uspostavljanju odnosa s osobom ili organizacijom kojoj se obraćate. Ključno je pisati s povjerenjem i biti koncizan kako bi se zahtjev lako ispunio. Bilo da se u pismu traži kopija važnog dokumenta, povišica plaće ili za nečije sudjelovanje na nekom događaju, kraj bi trebao ostaviti čitatelju jasnu ideju o tome kako postupiti.
Nemojte se ispričavati na kraju pisma, bez obzira na veličinu vašeg zahtjeva. To je dio pisanja s povjerenjem. Trebali biste očekivati da će vaš zahtjev biti odobren.
Uključite kratku izjavu koja se odnosi na naknadu na kraju bilješke kako biste jasno stavili do znanja da ste voljni dati nešto u zamjenu za ono što želite primiti.
Navedite svoje kontaktne podatke prije zatvaranja zahtjeva. Te podatke treba navesti redoslijedom kojim želite kontaktirati. Dakle, ako želite razgovarati preko telefona, najprije navedite svoj telefonski broj, a zatim adresu e-pošte ili poštansku adresu. S obzirom na ove informacije, čitatelj će imati više vremena da se usredotoči na popunjavanje zahtjeva umjesto da troši vrijeme na traženje vaših informacija za kontakt negdje drugdje.
Zatvorite pismo uljudnim, kratkim pozdravom poput "Hvala" ili "Iskreno". Na taj način izražavate zahvalnost jer će čitatelj morati razmotriti dijeljenje svojih resursa.
