Svaki izbor u poslovanju može utjecati na konačni rezultat, ali ponekad je promjena nametnuta poslovnim subjektima, a odluke postaju pokušaj da se izvuče najbolje iz loše situacije. U tim slučajevima, pragmatični poslovni vlasnik istražuje kakve se posljedice mogu razviti i kako različite reakcije mogu promijeniti ishod. Da bi to učinili, koriste analizu utjecaja.
Što je analiza utjecaja?
Analiza utjecaja je poslovični "pogled prije nego što skočite", "što ako" koji zaustavlja ludo odvažan potez koji može doći od koljena-reakcija na promjene.
Ako je neki aspekt vašeg poslovanja narušen, koje su posljedice? Kako će to utjecati na vaš tim, vaš proračun, vašu dobit, gubitke i vašu budućnost? Analiza utjecaja je formalni način prikupljanja podataka i pretpostavki kao potpora za i protiv bilo kakve promjene ili ometanja vašeg poslovanja. Analiza dobrog učinka pomoći će vam da utvrdite strategije oporavka, metode prevencije ili sredstva za ublažavanje utjecaja na poslovanje.
Poremećaji mogu doći u mnogim oblicima - od poplava nakon uragana do nečeg jednostavnijeg, poput pouzdanog dobavljača koji zatvara trgovinu. Bilo da je poremećaj velik ili mali, sve to ima utjecaj. No, tradicionalno, analiza utjecaja se smatra “upravljanjem kontinuitetom poslovanja”, korak koji je nužan korak u oporavku od katastrofe, gdje se osjećaju značajniji utjecaji.
Zašto trebate napraviti procjenu utjecaja na poslovanje
Analiza utjecaja obično se dovršava kada dođe do negativnog utjecaja ili poteškoća koje se moraju suočiti, a odluke se mogu naći, često u slučaju katastrofe ili drugih iznenadnih i nepredviđenih utjecaja. Oporavak od takvih problema često se može ostvariti na nekoliko načina, ali ako se ne zna cijeli opseg posljedica, možda ne postoji dobar temelj na kojem bi se donosile odluke. Analiza je namijenjena za promjenu koeficijenta pružanjem boljeg općeg razumijevanja prije poduzimanja akcije.
Često se nepredviđena promjena nameće poslovanju, što znači da za nju nije bilo pripreme. Možda se građanski zakoni mijenjaju u pogledu radnog vremena ili zoniranja prometa. Možda je potrebna promjena lokacije nakon neočekivanog, dramatičnog povećanja najma ili otkrivanja masivne vodovodne katastrofe. Možda je lanac opskrbe poremećen.
U svim tim slučajevima analiza utjecaja može pomoći upravi razumjeti stvarne troškove situacije u kojoj se nalaze i kako krenuti naprijed.
Sjajno je što analiza utjecaja pomaže u takvim situacijama, ali to je tako korisno oruđe da ne bi trebalo biti potisnuto samo na korištenje u hitnim slučajevima. Kad god se neka promjena dogodi pred tvrtkom, analiza utjecaja može pomoći jasnosti prije donošenja utjecajnih odluka.
U konačnici, zašto vam je potrebna procjena utjecaja na poslovanje svodi se na činjenicu da se utjecaji rijetko osjećaju samo na dnu. One utječu na brand, povjerenje, odanost, ugled i druge aspekte koji nisu crno-bijeli, što može imati dugotrajne posljedice.
Što treba paziti u analizi utjecaja
Procjena učinka bila bi jednostavnija ako bi se radilo samo o novcu, ali u vašoj tvrtki ima mnogo jačanja promjena i oporavka od katastrofe.
Iako bi analiza utjecaja na poslovanje trebala biti donekle sveobuhvatna, važno je ne pretjerivati i stvoriti mnoštvo kategorija ocjenjivanja. Previše podataka se previše tanji, što može zamutiti vodu.
Umjesto toga, napravite pregled koji dijeli utjecaj između "kvantitativnih" i "kvalitativnih" učinaka. Kvantitativna je sve što utječe na dobit i gubitak iz perspektive novca / novca. To bi uključivalo gubitak prihoda, povećanje operativnih troškova i sve kazne, novčane kazne ili sankcije koje su pretrpjele kao posljedica učinka. Kvalitativna procjena je više o ostatku - kako ona utječe na kupca, kako mijenja osjećaj za marku, bilo kakvu štetu ili priznanje ugledu tvrtke, pa čak i da li se računi mogu odmah platiti kako bi se održali dobri odnosi s dobavljačima.
Bit će očiglednih kategorija koje bi gotovo svaka procjena utjecaja trebala uključivati, kao što su povećanje operativnih troškova, gubitak prihoda i šteta marke ili reputacije. Ali druga proučena područja trebaju odražavati temeljnu misiju tvrtke.
Na primjer, pretpostavimo da je liječnička ordinacija pretrpjela poplavu. Možda bi ured mogao ostati otvoren unatoč oštećenjima, ali ako će uzrokovati zagađenje čestica u zraku ili ugroziti toplinu ili udobnost čekaonice, važno je uzeti u obzir sigurnost i sigurnost za pacijente. To je također utjecaj. Ali predugo zatvaranje i odgađanje usluga moglo bi biti opasno za neke klijente - no taj bi se čimbenik promijenio u, recimo, ljetnim mjesecima kada su mnogi pacijenti na odmoru u odnosu na studeni, kada su se svi vratili na posao i školu kao sezona gripe bijesa.
Parametri analize učinka uvelike se razlikuju ovisno o vrsti posla koji je uključen, stoga je važno razumjeti što vanjski čimbenici mogu utjecati i kako utječu na to kako vaše specifično poslovanje uspijeva ili ne uspijeva. Znajući to, odaberite tri ili četiri kategorije za svaku kvantitativnu i kvalitativnu procjenu učinka i napravite detaljne bilješke u skladu s tim. Na taj način osigurajte da koristite trenutne ili najnovije podatke i surađujete s drugim menadžerima ili osobljem na njihovim promatranjima ili uvidima, jer njihov unos može biti dragocjen za strategiju.
Tri glavne kategorije utjecaja
Ako imate poslovni učinak, vjerojatno će biti iz jedne od tri kategorije:
- Jedan je gubitak koji utječe na zgradu ili skladište, a može biti uzrokovan požarom, katastrofom, oštećenjem vode i drugim situacijama koje uzrokuju štetu koja je dovoljna za prekid poslovanja.
- Dva su poremećaja u podacima i tehnologiji u kojima ste izgubili računalne sustave ili ste imali velike kvarove u tehnologiji ili strojevima koji vam pomažu u obavljanju svakodnevnih poslova.
- Tri su gubitak osoblja i drugi resursi koji bi mogli biti uzrokovani, recimo, rasprostranjenom bolešću ili posljedicom trajanja tranzitnog štrajka.
Izvršavanje procjena utjecaja na izvanredna razdoblja
Ponekad je provedba analize učinka nakon katastrofe poput učenja plivanja nakon pada s broda - to nije idealno.
Provođenje procjene učinka prije nego što se dogode katastrofe je vrsta sigurne vožnje, gdje uvijek treba biti svjestan onoga što vozač dva automobila ispred vas radi, a ne samo onaj ispred vas. Priprema vas, tako da ste spremni djelovati ako se nešto dogodi.
Razumijevanje stvari poput troškova i utjecaja mogućih poremećaja, poput preplavljivanja i preokreta u lancu opskrbe, omogućuje stvaranje planova za slučaj nepredviđenih okolnosti kako biste mogli letjeti u akciju umjesto da shvatite gdje stojite. Za veće tvrtke, analiza preventivnog utjecaja može spasiti dan ako stvari idu bočno niz cestu. Slučajevi poput poplava, ledenih oluja i problema s dobavljačima mogu se unaprijed isplanirati, a analiza utjecaja može pomoći.
Često se događaju utjecaji s nekim upozorenjem. Možda je dobavljač posumnjao da vam možda ne može pružiti određenu marku proizvoda ili vrstu usluge na koju ste postali ovisni. Provođenjem procjene utjecaja na poslovanje možda ćete moći utvrditi koje su akcije idealne ako se ta promjena dogodi. Možda shvaćate da ne možete prihvatiti tu promjenu, kako biste mogli dobiti novog pružatelja usluga i eventualno pregovarati s njima. Možda ste saznali da vaš pouzdan dobavljač pronalazi alternativu, tako da možete procijeniti da li će to funkcionirati za vas i vaše klijente.
Kretanje procjena utjecaja na izvanredne situacije
Utjecaji su prijetnje vašem poslovanju i planovi spremnosti na prijetnje dio su pametnog vlasnika tvrtke. Ali što ako je to ono što nazivaju "događaj crnog labuda" - nešto što ne možete predvidjeti, što je potpuno nepredvidivo i neočekivano? Kako podižete dijelove i razumijete što je doista u pitanju?
Osim događaja o crnom labudu, druge opcije su da ste suočeni s krizom poznatom i spremnom za, ili je to nešto za što je poznato, ali nepripremljeno.
U svakom slučaju, morat ćete letjeti u akciju. Trebat će vam stalni ljudi na čelu tako da možete shvatiti što dalje.
Sve ove situacije znače da je vrijeme kritično i da je potrebno poduzeti mjere kako bi se spriječio gubitak prihoda i spriječilo da poslovni poremećaji budu dulji od potrebnog. Postojanjem sustava za sigurnosno kopiranje podataka izvan web-lokacije za održavanje pristupa stvarima kao što su dobavljači, osoblje i drugi kontakti koje ćete trebati tijekom oporavka od utjecaja, možete se brže aktivirati i pokrenuti.
U teškim situacijama, znaju neki stručnjaci to rade za život. Kontaktiranje tvrtke za upravljanje poslovnom krizom može vam pomoći da prođete kroz početni šok i formulirate brži akcijski plan za vođenje trijaže. To može biti skupo, ali morate to odmjeriti s dodatnim troškovima koji mogu biti pretrpljeni ako ostavite pokušaj da sami otkrijete gdje početi.
Analiza utjecaja: studija slučaja
Evo primjera situacije koja se ne pojavljuje i koja ima koristi od analize učinka prije nego što reagira na loše vijesti.
Zamislite da vodite kafić na zauzetom kutku. Vijest se svodi na to da su regionalne tranzitne vlasti odobrile novu autobusnu liniju koja će ići paralelno s vašom trgovinom. Radovi na nadzemnom planu izgradnje mogu trajati dvije godine u različitim stupnjevima. To znači da će s obje strane ulice biti metalne barijere većim dijelom tog vremena, blokirajući prometni promet preko milje. Tu i tamo pješaci će moći prijeći, ali ne i automobile; ali čak i pješaci će se boriti. Očekuje se da će cijelo područje pretrpjeti gubitak posla, a mnogi od vaših kolega poduzetnika razmišljaju o preseljenju.
Dakle, dilema je, ostajete li ili idete? Ako ostanete, za dvije godine imat ćete glavnu prodajnu površinu s vjerojatno više posla nego što ste ikada imali, jer će to biti tranzitno čvorište. Stanica će stajati upravo tamo, a novi će supermarket završiti izgradnju preko puta ulice. Ali u međuvremenu, suočit ćete se s dramatičnim gubitkom u poslovanju. Nema više ljudi koji su se zaustavili na kavi i vrlo malo ljudi s one strane barijere. U kojoj mjeri će vaša tvrtka patiti?
S druge strane, kretanje bi bilo skupo. Trebali biste napraviti analizu lokacije, dobiti dozvole, pa čak i nove posjetnice i memorandume. Vi biste izgubili dugoročnu klijentelu koja se oslanja na vas iz udobnosti ili navike. Trebali biste prodavati u novom susjedstvu. Tu bi se troškovi izgradnje. S druge strane, ostati tamo gdje ste vi bi značilo zadržavanje tvrdoglavih mještana - vaših glavnih pokrovitelja - i vjerojatno dobivanje pokroviteljstva od onih koji rade na autobusnoj liniji. Kada posao eskalira, a posao se usporava ljeti, možete obnoviti trgovinu, jer bi posao ionako bio u gubitku, a za dvije godine, imali bi novi izgled upravo na vrijeme za nove pokrovitelje.
Ovdje vam analiza učinka daje čvrstu ideju o tome što gubite u odnosu na ono što dobivate iz oba scenarija. Možda odlučite da dobitak od selidbe ne nadmašuje troškove za to i boravak je najučinkovitiji. Sada možete oblikovati strategiju. Pregovarajte sa stanodavcem za zakupni popust za ne napuštanje tijekom izgradnje, te dobro cementirajte dugoročni zakup za život u post-autobusnoj liniji. Možda smanjite sate, smanjite osoblje i prilagodite proračun. Uz manje napornu trgovinu, bilo bi pravo vrijeme da se više dopre do zajednice ili da se započne s tim otvorenim noćima o kojima ste uvijek razmišljali, što će vam omogućiti da posadite sjeme za raznovrsnije poslovanje kada završi izgradnja.
Analiza utjecaja je pametno upravljanje
Iako se analiza utjecaja u početku može razviti u oporavku od katastrofe, stvarnost je da se ona također može upotrijebiti za sprječavanje katastrofalnih odluka. Hoće li promjene koje poduzimate dovesti do minimalnih dobitaka dok trošite novac za provedbu? Hoće li vaš brand i reputacija trpjeti, suzbijajući bilo kakve financijske uštede koje bi promjene mogle imati?
Iskorištavanjem prilike za pažljivije razmatranje posljedica i isplata od promjena u Vašem poslovanju, ili pomoću analize za ublažavanje neželjenih utjecaja, možete otkriti neočekivane koristi - ili izbjeći nagomilavanje već nesretne situacije. Bilo kako bilo, analiza utjecaja je samo još jedno pametno oružje u arsenalu bilo kojeg dobro pripremljenog vlasnika ili menadžera poslovanja.
