Matrica distribucije dokumenata daje vam vizualnu referencu kako biste odredili kako komunicirati sa širokim rasponom ljudi. Ove matrice su korisne u poslovanju, školi i bilo kojoj drugoj organizaciji koja komunicira putem tiskanih ili kompjutoriziranih dokumenata. Računalni alati za proračunske tablice, kao što su Excel, Brojevi, 1-2-3 ili Calc, najbolji su alati za stvaranje matrice za distribuciju dokumenata, ali možete koristiti bilo koji softver koji vam omogućuje stvaranje tablica. Ako je vaša organizacija mala, možda ćete moći izvući svoju matricu ručno.
Pokrenite novu radnu knjigu u programu proračunske tablice ili postavite novu tablicu u programu za obradu teksta. Programi proračunske tablice mogu obraditi više podataka nego tablice, stoga odaberite taj format ako imate tu mogućnost.
Navedite sve vrste dokumenata koje upotrebljavate za organizaciju u gornjem retku proračunske tablice, počevši od drugog stupca. Vrste dokumenata za opću matricu mogu uključivati kalendare, minute sastanka, izvješća o zaradi i posebne biltene. Ako je vaša matrica za određeni projekt, navedite pojedinačne dokumente povezane s projektom, a ne kategorije dokumenata. Na primjer, matrica dokumenta građevinskog projekta može sadržavati stavke kao što su električni crteži, arhitektonski crteži, uzvišenja i kopije određenih dozvola.
Navedite sve članove svoje tvrtke ili organizacije na prvom stupcu na lijevoj strani proračunske tablice, počevši od drugog retka. Razdvojite ljude u kategorije, ako je moguće. Na primjer, u maloj poslovnoj matrici, kategorije bi mogle biti "Upravljanje", sa svim upravljačkim osobljem navedenim abecednim redom ispod naslova kategorije, "Zaposlenici" s onima koji su navedeni abecedno ispod, "Klijenti" s onima koji su navedeni abecedno i "Marketing" sa svim navedeni su vaši vanjski marketinški kontakti.
Provjerite redak i stupac zaglavlja kako biste bili sigurni da su oba popisa gotova. Ako pregledavanje čini lakšim, dodajte sjenčanje redovima članova, tako da imate razmak između tipova osoba koje primaju vašu dokumentaciju.
Obradite svoj prvi stupac dokumenta, koji će biti Kolona B u većini programa za proračunske tablice, i stavite "e" u ćeliju pored imena bilo koje osobe koja bi trebala primiti taj dokument elektroničkim putem. Stavite "p" u ćeliju pored bilo koje osobe koja bi trebala dobiti papirnatu kopiju tog dokumenta. Ako osoba ne bi trebala primiti taj dokument, ostavite ćeliju pored njegovog imena prazno. Ako su vaše potrebe složenije, izmijenite zapis koji odgovara vašoj organizaciji. Na primjer, možete upisati "2 papirna primjerka" ili "p-2" da biste označili više kopija. Sve dok svi u vašoj organizaciji razumiju tu oznaku, upotrijebite bilo koju metodu koja vam odgovara.
Ponovite postupak za svaki stupac, obrađujući popis kako biste označili papirne i elektroničke kopije. Time se dovršava matrica distribucije dokumenata.
Stvorite hiperveze s radnog lista matrice distribucije dokumenata u bazu podataka s kontaktima ako je moguće. To će vam omogućiti da kliknete na ime u vašoj matrici kako biste otvorili kontaktne podatke te osobe kako biste jednostavno mogli slati elektronske ili papirne kopije. Provjerite datoteku "Pomoć" u programu za proračunske tablice kako biste saznali kako to učiniti.
Savjet
-
Također možete koristiti matrice za distribuciju dokumenata za bilježenje mjesta pohranjivanja dokumenata. U tom slučaju, navedite svoje dokumente u prvom stupcu i mjesta pohrane na vrhu, kao što je "Web poslužitelj", "Ormar za arhiviranje glavnog ureda 1", "Računalo za recepciju" i tako dalje. Postavite "X" u ćeliju u kojoj se susreću redak naslova dokumenta i mjesto pohrane.
