Računovodstveni informacijski sustavi (AIS) doveli su do revolucije u načinu poslovanja na globalnoj razini. Nakon unosa financijskih informacija u AIS, financijska izvješća i izvještaji mogu se generirati na više razina poslovanja kako bi se osigurala profitabilnost.
Kako bi AIS softver mogao prezentirati točna financijska izvješća i izvještaje, računovodstvene informacije moraju se ispravno i učinkovito unijeti u AIS.
Činjenice
Računovodstveni informacijski sustavi (AIS) su dobri samo kao podaci uneseni u sustav. Dok je kompjutorizirani AIS softver uvelike smanjio broj radnih sati potrebnih za bilježenje i tabeliranje računovodstvenih informacija, softver se mora i dalje svakodnevno pregledati i održavati za bilježenje financijskih transakcija.
Sve financijske transakcije imaju tri glavna zahtjeva kako bi se osiguralo pravilno računovodstvo poslovnih operacija: pravodobnost, točnost i valjanost. Ako financijske transakcije ne ispunjavaju ove smjernice, informacije unesene u AIS softver će dovesti do nepravilno pripremljenih financijskih izvješća i neuspjeha AIS-a.
pravovremenost
Sve financijske transakcije trebaju biti pravodobne; prihodi i povezani rashodi nastaju u istom razdoblju, fakture se bilježe u mjesecu u kojem su primljene, a mjesečni uknjižbe izvršavaju se prije zatvaranja obračunskog razdoblja u AIS-u.
Dopuštanje unosa financijskih informacija u AIS u različitim obračunskim razdobljima ili kalendarskim mjesecima narušilo bi financijska izvješća koja je izradio AIS. Također će izraditi financijske izvještaje koji ne odražavaju ispravno prihode i rashode koji su se dogodili tijekom obračunskog razdoblja.
Točnost
Jednom kada su financijske transakcije primljene na vrijeme, moraju biti pregledane na točnost. Izvješća o troškovima posla, isplata gotovine i novčani primici moraju se pregledati kako bi se osiguralo da su iznosi navedeni na papiru točni. Pregled financijskih transakcija može dovesti do pregleda drugih računovodstvenih funkcija ako se uoče dosljedne pogreške.
Ako su netočne informacije knjižene u AIS, potrebno je izvršiti usklađivanje računa kako bi se pronašle pogreške u financijskim transakcijama.
vrijednost
Mjerenje financijskih transakcija radi valjanosti važan je korak pri evidentiranju informacija u AIS-u. Zahtjevi valjanosti zadovoljeni su nakon što je transakcija utvrđena kao precizna, pouzdana i relevantna za poslovanje. Revizije vanjskih računovodstvenih tvrtki obično se usredotočuju na valjanost financijskih informacija unesenih u AIS; evidentiranje nevažećih informacija kritična je pogreška i bit će navedena kao računovodstveni nedostatak u izvješćima o reviziji.
Računovodstveni tijek rada
Financijske informacije moraju slijediti odgovarajuće korake kako bi se ispunili zahtjevi pravovremenosti, točnosti i valjanosti. Svaki bi računovodstveni ured trebao imati tijek rada kako bi osigurao da se sve financijske transakcije mogu unijeti u AIS i financijska izvješća pokrenuti prije završetka obračunskog razdoblja. Učinkoviti radni tokovi također će svaki dokument obrađivati samo jednom tijekom svakog procesa, čime se eliminira povećani rad prekomjernim rukovanjem financijskim transakcijama.
Namjerna prijevara
Premda financijske transakcije mogu zadovoljiti računovodstvene zahtjeve pravodobnosti, točnosti i valjanosti, neke tvrtke sudjeluju u namjernoj prevari radi promicanja financijskog zdravlja svoje tvrtke. AIS softver je zamišljen kao kompjutorizirani zapis koji je teško manipulirati, ali još uvijek se može obaviti. Korištenje posebnih računa koji skrivaju transakcije, stvaranje zasebnih entiteta za skrivanje duga i korištenje bivših revizora za osmišljavanje AIS tvrtke svi su načini za stvaranje lažnih informacija s AIS-om.
