Možete povećati svoje šanse za dobivanje opreme, softvera, potrošnog materijala, osoblja ili drugih resursa koji su vam potrebni ako se usredotočite na njihovu korist za svoju tvrtku, a ne samo na sebe ili vaš odjel. Utvrđivanje kako će potrebni resursi pomoći u smanjenju troškova ili povećanju profita pomoći će vam da napravite snažan argument kad god zatražite više pomoći.
Pronađi svoj trag
Glavna rečenica je otvor koji govori čitatelju zašto je pismo važno. Odlučite o glavnoj izjavi koju želite dati kako biste opravdali svoj zahtjev za dodatnim resursima i iskoristite to za početak pisma. To bi mogla biti široka tvrdnja, kao što je tvrdnja da će resursi koje tražite pomoći povećati prodaju ili smanjiti troškove. Zatim pružite podršku za svoj zahtjev u tijelu pisma.
Primjerice, ako tražite novi softver za računovodstveni odjel, možete započeti s pismom: „Želim zatražiti dvije ABC softverske licence za računovodstveni odjel, koje će pomoći tvrtki smanjiti broj izgubljenih narudžbi i povećati Tada ćete objasniti da će vam softver omogućiti da brže obrađujete i odobravate nove račune klijenata, rezultirate bržim isporukama narudžbi i brže prikupljate potraživanja.
Dobiti podršku
Napišite popis osoba koje će imati koristi od vašeg zahtjeva, osim onih koji će izravno koristiti resurse. Na primjer, ako tražite resurse koji će vam pomoći da brže provjeravate kreditne sposobnosti potencijalnih klijenata, to će pomoći vašem odjelu prodaje da izbjegne gubitak kupaca koji nastavljaju kupovati drugog dobavljača dok čekaju odobrenje. Obratite se prodajnom odjelu i zatražite dopuštenje da upotrijebite odobrenje vašeg zahtjeva. Potražite probleme koje će vaši novi resursi riješiti i pronaći ljude koji su pogođeni tim problemima.
Pokreni brojeve
Napišite popis načina na koji će Vaš zahtjev uštedjeti novac tvrtke ili povećati prodaju. Čak i ako tražite sredstva za nešto što ima očigledno nematerijalnu korist, još uvijek možete pronaći financijsku korist. Na primjer, ako želite da resursi pokrenu wellness program za zaposlenike, sastajte se sa svojim odjelom za ljudske resurse kako biste utvrdili troškove tvrtke za izostajanje s posla, potraživanja za zdravstveno osiguranje, fluktuaciju zaposlenika, odštetne zahtjeve radnika i druge gubitke produktivnosti koje bi wellness program mogao smanjiti ili ublažiti.
Popis kvalitativnih prednosti
Neke koristi koje će vam traženi resursi pružiti možda neće biti lako kvantificirati, ali vaši nadređeni i dalje će moći vidjeti kako će oni pozitivno utjecati na tvrtku.Takve koristi mogu uključivati poboljšanje morala zaposlenika, smanjenje prometa, povećanje zadovoljstva kupaca, smanjenje povrata klijenata te poboljšanu produktivnost i učinkovitost.
Pokaži omjer troškova i koristi
Ako je moguće, završite svoje pismo prikazujući odnos troškova i koristi vašeg zahtjeva. Navedite sve troškove povezane s vašim zahtjevom, a zatim navedite kvantitativne i kvalitativne koristi koje će vam pružiti traženi resursi. Napišite svoje pismo pomoću "Reci im što ćete im reći. Reci im. Recite im što ste im rekli, ”formatu, počevši od jakog olova, podržavajući ga u tijelu slova, i završavajući s rekapitulacijom.
