Znati kada pisati službeno poslovno pismo u odnosu na poslovnu e-poštu može lako doći do ljudi koji su ugodni za prenošenje poruka u različitim formatima; međutim, pri odabiru medija treba uzeti u obzir nekoliko čimbenika. Čimbenici kao što su svrhovitost, formalnost, povjerljivost, pa čak i rang ili status primatelja trebaju se uzeti u obzir prilikom donošenja odluke o pisanju.
Primarna razlika
Prva stvar koja razlikuje poslovno pismo od poslovne e-pošte je da se pismo općenito smatra tiskanim slovima, a poslovna e-pošta je meka kopija - elektronička poruka. Nakon što sastavite poslovno pismo, ispišete ga, zatvorite u omotnicu, stavite poštarinu i koristite uslugu kao što je američka poštanska služba ili tvrtka za dostavu preko noći za slanje pisma primatelju. Poslovna e-pošta, s druge strane, također se obično sastoji od računala ili elektroničkih sredstava, ali se elektronski šalje primatelju u roku od samo nekoliko sekundi.
Vrijeme dostave
Najbrže će poslovno pismo stići dan nakon što ga pošaljete putem pošte ili usluge isporuke kao što je FedEx. Ako vam je potrebno pismo da stignete ranije, možete unajmiti kurira za dostavu istog dana. Imat ćete trošak s bilo kojom od opcija - poštanskom markom ili poštarinom. Ako želite da hitna poruka stigne odmah, najbolje je poslati poslovnu e-poštu. Vatrozid je samo mala prepreka koja može odgoditi isporuku, ali čak i tada, kašnjenje je praktički beznačajno.
Sadržaj poslovne komunikacije
Ako pišete formalnu komunikaciju, vjerojatno želite prenijeti svoju poruku u poslovnom pismu. Na primjer, ako pišete o ugovornom pitanju, pametno je imati kopiju vaše prepiske. Nedostatak toga je da se komadići papira mogu izgubiti, a poslovna e-pošta može zauvijek ostati u elektronskoj mapi. Poslovna e-pošta može prenijeti istu poruku, ali ako je to ozbiljna stvar, poslovna e-pošta često se smatra manje formalnim od poslovnog pisma. Ako vaša komunikacija zahtijeva potpis s tintom, očito ne možete potpisati poslovnu e-poštu tintom. Međutim, možete poslati elektronički ili digitalni potpis na poruku e-pošte.
Pismo u odnosu na format e-pošte
Prema Sveučilištu Northern Michigan Writing Center, najčešće korišteni format poslovnih pisama je blok stil. Svaki dio slova je u ravnini s lijevom marginom u tradicionalnom stilu bloka. Izmijenjeni blok pozicionira završni pozdrav i potpis na donjem srednjem dijelu slova; polu-blok format znači da su stavci uvučeni. Ako pišete poslovnu e-poštu, jednostavno je replicirati tradicionalni format bloka tako da upišete pozdrav, tijelo i završni pozdrav u ravnini s lijevom marginom, jer ako prijeđete za uvlake odlomaka i završne pozdrave, format može izgledati čudno, ovisno o tome na veličinu monitora ili zaslona s kojeg primatelj čita komunikaciju.
Održavanje povjerljivosti
Možete koristiti vodeni žig na tiskanom pismu da biste označili "Povjerljivo" ili možete označiti poslovnu e-poštu povjerljiv klikom na jednu od opcija koje nudi vaš program za e-poštu. Ni poslovno pismo ni poslovna e-pošta ne mogu jamčiti potpunu povjerljivost jer primatelj može fotokopirati pismo ili jednostavno proslijediti poruku e-poštom nekome tko nije upućen u početnu komunikaciju. U oba slučaja morate se osloniti na integritet primatelja kako biste održali povjerljivost vaše korespondencije.
Status može napraviti razliku
Nadzornik koji piše u izravno izvješće vjerojatno će koristiti e-poštu za priopćavanje neformalne poruke, kao što je obavijest da će biti izvan ureda. Ne mora joj dati službeno pismo za takvu rutinsku korespondenciju. S druge strane, ako priopćava smjernicu o politici ili izdaje pohvalu ili disciplinsku mjeru, papirna kopija može biti preferirani format, a to je ako tvrtka održava papirnate zapise. U slučaju ureda bez papira, poslovni e-mail je traženi oblik komunikacije, bez obzira na predmet. U drugom slučaju, ako izravno izvješće upućuje njezinu nadzorniku na podnošenje ostavke, poslovno pismo koje se dostavlja ručno otvara vrata za kratki razgovor (ako se želi) o razlozima zbog kojih podnosi ostavku jer pismo možda ne sadrži takve pojedinosti.
