Sastanci se mogu zamoriti bez odgovarajućeg planiranja, čak i uz jasnu svrhu i odgovarajuće sudionike. Korištenje plana za planiranje sastanka može pomoći okupljanju da radi glatko i učinkovito rješava ključna pitanja ili teme. Planiranje unaprijed daje onima koji prisustvuju sastanku znanje o tome što mogu očekivati, vrijeme za pripremu i daje red u kojem će se stvari raspravljati. Drugi razlog zbog kojeg su programi popularni je da štede sve vrijeme.
Što je program?
Jednostavno rečeno, dnevni red je popis ili plan. Ovaj popis uključuje teme i probleme ili pitanja o kojima će se raspravljati tijekom sastanka. Postoje različiti formati dnevnog reda; svrha i vrsta sastanka će odrediti koji će se dnevni red koristiti. Tipovi dnevnih redova koji se obično koriste uključuju neformalni, formalni, prioritetni i vremenski određeni. Upoznavanje sa svakim oblikom dnevnog reda omogućit će vam da učinkovito odaberete odgovarajući tip za svoje potrebe.
Neformalno i formalno
Neformalni program u osnovi se odnosi na neformalni popis predmeta o kojima će se raspravljati tijekom sastanka i koji se često zbraja u posljednjem trenutku. Formalni dnevni red slijedi više formata. Ovaj format uključuje vrstu sastanka, popisuje voditelja sastanaka i navodi sve prisutne. Dnevni red slijedi određeni redoslijed: poziv na narudžbu, prozivka, zapisnik s prošlog sastanka, otvorena pitanja, novi posao i odgoda.
Prioritetno i vremenski određeno
Prioritetni programi slijede sustav prioriteta. Stavkama se daje red prema uočenoj važnosti za grupu. Teme se zatim raspravljaju u ovom redoslijedu. Vremenski planovi odnose se na određivanje vremenske linije za sastanak - obično se određuje vrijeme čuvar vremena kako bi pomogao ostati na zadatku. U ovom formatu, dnevni red bi se uspostavio u vremenskim intervalima. Na primjer, 9: 30-9: 35: druženje / zagrijavanje, 9: 35-9: 40: svrha pregleda i željeni ishod, 9: 40-9: 50: pregledajte minute sa zadnjeg sastanka.
Poanta
Ne ustručavajte se zatražiti doprinos od drugih sudionika prilikom izrade dnevnog reda. Sudionici mogu pružiti vrijedne uvide o tome koje teme ili pitanja treba raspravljati. Imati odgovarajuće sudionike ključ je dobro planiranog i uspješnog sastanka. Svi dnevni redovi trebaju sadržavati svrhu sjednice; imati jasne željene rezultate; razvrstati teme dnevnog reda kao dijeljenje informacija ili obradu informacija; i završiti s završnom temom i raspravom o sljedećim koracima.
