Ako ste vlasnik tvrtke, važno je da imate ažuriran popis inventara. Stavke inventara smatraju se poslovnom imovinom i trebale bi biti navedene kao takve u vašim financijskim evidencijama. Te informacije također trebate da biste točno izračunali koliko vam je potrebno osiguranja u slučaju krađe, požara, poplave ili drugog incidenta koji bi mogao utjecati na vaš inventar. Ako dođe do incidenta, popis inventara pomoći će vam prilikom podnošenja zahtjeva za osiguranje.
Stavke koje su vam potrebne
-
Računalo
-
Softver
Odlučite koju vrstu računalnog softvera želite koristiti za snimanje i ažuriranje inventara. Mnoge tvrtke koriste Excelovu tablicu za popis stavki inventara.
Unesite podatke kao što su opis svake stavke; količine predmeta; serijski brojevi na opremi; naziv proizvođača; nabavna cijena; i datum kupnje. Svaka vrsta poslovanja će uključivati različite stvari. Odvjetnički ured možda ima samo uredsku opremu; građevinska tvrtka mogla je imati buldožere, kamione, prikolice i alate; prodavaonica namirnica mogla bi imati blagajne, police, hladnjake, zamrzivače i prehrambene proizvode koje prodaju. Velika trgovina ili tvrtka možda će trebati svakodnevno popisivati stavke; mali ured možda će samo jednom godišnje inventurirati opremu. Ne treba sve popisivati. Uredski pribor, kao što su papir, olovke i papirne spajalice, ne moraju se popisivati (osim ako imate uredsku prodavaonicu). Kao opće pravilo, trebali biste popisati sve što biste uključili u izvješće o osiguranju.
Uključite skenirane kopije potvrda s izvorne kupnje u računalne zapise.
Uključite skenirane ili digitalne kopije fotografija svog inventara u računalne zapise. Na primjer, fotografirajte računala, fotokopirne uređaje, automobile, kamione, nakit (ako posjedujete zlatarnicu), strojeve itd.
Snimite svoje računalne zapise na sigurno mjesto gdje je za pristup potrebna lozinka. Upišite lozinku samo onima kojima vjerujete s tim informacijama.
Provjerite imate li broj kopija inventara na sigurnom mjestu. Navedite svoj elektronički primjerak inventara svom odvjetniku, računovođi i osiguravajućem agentu.
Razmislite o tome da u svojoj banci dobijete sef u kojem možete čuvati tiskane i elektroničke kopije Vašeg inventara.
