Tvrtke obično zahtijevaju papirologiju za sve, osim najmanjih kupnji tvrtke. Nalog za kupnju smanjuje papirologiju. Umjesto, recimo, tri desetak narudžbi za tiskarski papir tijekom iduće godine, tvrtka koristi jedan kupoprodajni ugovor kako bi naručila papir u vrijednosti od godinu dana. Time se štedi novac i vrijeme, ali ne funkcionira za svaku kupnju.
Savjet
-
Tvrtke koriste opće narudžbe kada im je potrebna stalna isporuka standardiziranog proizvoda. S jednim pokrivačem, tvrtka može odjednom kupiti robu u vrijednosti od jedne godine. Prodavatelj isporučuje tijekom cijele godine kad god to tvrtka zatraži.
Kupnja s pokrivačem PO
Redoslijed kupovine ima neke prednosti kupnje u rasutom stanju. Budući da postoji samo jedna narudžbenica, štedi osoblje od potrebe da više puta ispisuje više narudžbi za istu stvar. Zamjenom višestrukih malih kupnji s jednom velikom kupovinom, tvrtka se može kvalificirati za skupne popuste, ali za razliku od kupnje u većem broju, tvrtka ne mora primati i skladištiti cijelu količinu. Umjesto toga, kupci jednostavno nazivaju dobavljača kada im je potrebno obnoviti zalihu.
Opća PO je fleksibilnija verzija trajnog naloga. Tvrtke koriste trajne naloge kada im je potrebna redovita isporuka određenih količina. Na primjer, proizvođač koji koristi 50 galona kiseline svaki tjedan može postaviti trajni nalog: svakog ponedjeljka ujutro dobavljač kiseline isporučuje kiselinu tog tjedna. Ako poduzeću treba isti iznos, ali u varijabilnijem rasporedu, vjerojatno bi koristio opći redoslijed. Na taj način dobavljač ne isporučuje kiselinu dok tvrtka to ne zatraži.
Pokrivač i trajni nalozi omogućuju poduzeću da uštedi vrijeme i često novac. Ne morate pregovarati o cijenama sa svakom pošiljkom ili tražiti novog dobavljača jer narudžbenica zaključava sve to.
Korištenje općih PO
Opći narudžbenica je dobar izbor ako vaša tvrtka proizvodi mnogo ponavljajućih kupnji ili pruža standardizirani proizvod ili uslugu. Ako možete dobiti količinski popust odlaskom deka, to je još bolji posao.
Opća PO je loš izbor ako nemate čvrstu cijenu za kupnju ili ako je cijena podložna promjeni bez prethodne najave. Rizično je ako niste sigurni da je proizvod ili usluga dovoljno kvalitetna da zadovolji vaše potrebe. U tim situacijama često je sigurnije držati se s više narudžbi sve dok ne pronađete pouzdanog dobavljača.
Redoslijed narudžbenice trebao bi odrediti cijene, količine, uvjete i uvjete fakturiranja. Trebalo bi objasniti koliko dugo traje ugovor i uključiti klauzulu o otkazivanju. Čak i nakon provedbe ugovora pratite svoje kupnje. Ako vaša tvrtka na kraju naruči više nego što pokriva ugovor, nećete dobiti zajamčenu cijenu za dodatnu robu.
