Financijski izvještaji društva uključuju račun dobiti i gubitka, bilancu stanja i izvještaj o novčanom tijeku. Račun dobiti i gubitka sažima prihode, rashode i dobit u obračunskom razdoblju. U bilanci se navode sredstva, obveze i dionički kapital, a izvještaj o novčanom tijeku prikazuje novčane priljeve i odljeve. Točna financijska izvješća važna su jer menadžment, investitori, vjerovnici i vanjski revizori ovise o pouzdanim i potpunim informacijama kako bi procijenili financijsko zdravlje i uspješnost poduzeća. Točnost počinje s unosima u dnevnik i završava s izvršnim direktorom koji potvrđuje pouzdanost informacija.
Osigurati točnost procesa unosa podataka, koji uključuje unose u dnevnik financijskih transakcija i knjiženje unosa u dnevnik. Ako vaši stručnjaci za unos podataka prave matematičke pogreške ili unose podatke u pogrešne račune, čak ni sofisticirani računovodstveni paket neće ih otkriti. Obuka i nasumično praćenje su dva načina da se osigura kontrola kvalitete u procesu unosa podataka. U članku "Northern Nevada Business Weekly" iz studenog 2010. godine, ovlašteni javni računovođa Mike Bosma preporučuje da službenicima za unos podataka date tiskani dijagram računa tvrtke koji će se koristiti kao referenca, tako da unose podatke u ispravne račune.
Uskladite svoje računovodstvene evidencije s vanjskim zapisima, kao što su bankovni izvještaji, računi dobavljača, izjave o kreditnim karticama i drugi dokumenti. Brojevi se trebaju podudarati. Na primjer, stanje gotovine na Vašoj bilanci mora odgovarati završnom stanju na bankovnom izvodu. Slično tome, dugoročna bilanca bi trebala odgovarati ukupnim stanjima na hipoteci i drugim dokumentima o dugoročnom zajmu.
Provjerite očite pogreške u bilanci. U smjernicama objavljenim na svojoj internetskoj stranici, Illinois Small Business Development Center na Illinois State University preporučuje da vlasnici malih tvrtki traže očite pogreške u bilanci, kao što je negativan saldo gotovine.
Pregledajte račun dobiti i gubitka za moguće pogreške. Trošak prodane robe ne bi trebao biti isti svaki mjesec, jer se vaš sastav prodaje može mijenjati svakog mjeseca. Ako imate dugotrajnu imovinu, trebate imati unos za troškove amortizacije. Provjerite jeste li izvršili prilagodbe za obračunate, ali neplaćene troškove, kao što su troškovi rashoda za kamate i plaće.
Provjerite jeste li izvršili prilagodbe za nenovčane troškove u izvješću o novčanim tijekovima. Razlika u neto gotovinskom saldu između prethodnog i tekućeg razdoblja trebala bi odgovarati promjenama u Vašim bankovnim izvodima, uz pretpostavku da će prihodi od kredita proći kroz bankovne račune vašeg poduzeća.
Pratite svog knjigovođu, upravitelja trgovine ili nadzornika skladišta ako uočite nepravilnosti. Na primjer, saldo inventara većeg od normalnog može biti posljedica previše zastarjelih ili obustavljenih stavki na zalihama. Visok iznos prodaje može ukazivati na problem kontrole kvalitete u proizvodnom pogonu ili u pogonu vašeg dobavljača.
