Prealerti pošiljke su obavijesti koje se daju kupcima robe kako bi im se javilo da je pošiljka na putu. Ove se predalerti prvenstveno koriste za prekomorske brodove, iako ih i mnoge druge tvrtke sa samo domaćim operacijama mogu koristiti. Prealert pošiljke se često šalje faksom ili e-poštom klijentu koji prima robu nekoliko dana prije očekivanog datuma dolaska. Ova obavijest omogućuje klijentu da se pripremi za dolazak.
Razumjeti svrhu predalertiranja pošiljke. Mnoge tvrtke poslati prealert iz ljubaznost na kupca. Klijent je informiran o pojedinostima isporuke očekivanih pošiljki. Ako ste tvrtka koja isporučuje robu, obavijestite svoje klijente o ovoj vrsti usluge.
Odredite način slanja obavijesti. Najčešća metoda za slanje obavijesti o predaletu pošiljke je putem e-pošte.
Naslov obavijesti. Uključite naslov "Pretpregled pošiljke" na vrh obavijesti. Ako obavijest šaljete putem e-pošte, napišite to također u retku predmeta. Uključite kratku izjavu u kojoj ćete obavijestiti kupca da to služi kao obavijest da je naručena roba na putu.
Navedite pojedinosti narudžbe. U predaletu o pošiljci treba navesti nekoliko ključnih informacija. Trebalo bi jasno navesti ime vaše tvrtke kako biste odmah obavijestili kupca o tome tko šalje ovu obavijest. Uključite vrstu metode dostave koja se koristi, broj za praćenje i očekivani datum dolaska.
Uključite sve podatke o carinjenju. Kada se roba šalje u inozemstvo, potrebno je nekoliko važnih dokumenata za dovršetak. Ove obrasce obično popunjava prijevoznik i prijevoznik robe. Carinski dokumenti osiguravaju da se roba može cariniti. Predalert o pošiljci uključuje ove informacije kako bi se klijentu pokazali ispravni obrasci. Ako ti obrasci nisu pravilno ispunjeni, može doći do problema s pošiljkom.
Priložite druge važne dokumente. Uz predalert isporuke, mnoge tvrtke često pridaju određene dokumente, koji mogu uključivati teretnicu, komercijalnu fakturu, listu pakiranja ili sigurnosni list s materijalima, koji se naziva MSDS.
Uključite svoje podatke za kontakt. Ovo je jedan od najvažnijih detalja koji sadrži predalert o pošiljci. To se prvenstveno sastoji od telefonskog broja kojeg korisnik može nazvati ako se pojave pitanja, nedoumice ili problemi.
