Malo ljudi uživa otpuštanje zaposlenika ili traženje od njih da napuste projekt. Najbolji način da nekoga prekinete jest razgovarati s njima osobno, ali to nije uvijek moguće zbog udaljenosti ili zato što vaša tvrtka zahtijeva službenu dokumentaciju o prekidu. U tom slučaju, morat ćete napisati pismo tražeći osobu da napusti projektnu skupinu. Pisma koja odbacuju zaposlenike moraju biti napisana pažljivo kako bi se osiguralo da je ton taktičan i profesionalan, ali da prenosi bitnu poruku.
Pismo započnite upisivanjem datuma. Preskočite liniju i upišite ime i adresu primatelja na zasebne retke. Preskočite dodatnu liniju i upišite "Poštovani gospodine / gospođice. (Prezime)", a zatim dvotočku.
Odmah obavijestite osobu da je skinuta s projektne skupine. Koristite taktički ton; Zapamtite, bez obzira na ozbiljnost situacije, ovo pismo i dalje predstavlja vas i vašu tvrtku pa morate ostati profesionalni.
Navedite kratak pregled zašto je skinut s tima, ali nemojte davati posebne komentare. Vjerojatno ima dobru predodžbu o tome zašto je uklonjen iz tima i može ga nazvati telefonom ili e-poštom ako ima pitanja. Izbjegavajte pisanje specifičnosti jer oni daju primatelju mogućnost da preispita vaše obrazloženje ili ospore vašu odluku.
Zahvalite primatelju na njezinu mandatu u grupi ili tvrtki. Recite joj da cijenite njezin rad i poželite joj dobro u budućnosti.
Potpišite slovo "S poštovanjem" i preskočite tri retka. Upišite svoje puno ime. Ispišite pismo na memorandumu tvrtke i pošaljite ga ovjerenom poštom kako biste dobili potvrdu da je primio pismo.
