Od vas se može tražiti da dostavite poslovno pismo za tvrtku s kojom ste radili u prošlosti. Vaši komentari mogu biti potrebni kako bi se potvrdila ispravnost i sposobnost tvrtke da djeluje na zadovoljavajući način. Osnovni predložak pisma može vam pomoći u planiranju i izradi promišljenog poslovnog referentnog pisma. U njemu biste trebali iskreno i osjetljivo komentirati kvalitetu i mogućnosti poslovnog subjekta i pružiti što je moguće više korisnih informacija. Iskrenost je najbolja politika, ali u pismu uvijek nudite pažljive i profesionalne komentare.
Navedite pojedinosti o vašem odnosu s predmetom poslovanja, kao što su usluge koje ste koristili, kada i koliko dugo. Također pojasnite zašto pišete pismo. Primjerice: “Zadovoljstvo mi je preporučiti XYZ Catering Service. XYZ je isključivo održavao sve naše seminare za ručak i učenje i izvršne seminare u posljednje tri i pol godine."
Navedite informacije o izvedbi tvrtke i sve druge informacije koje mogu biti korisne za čitatelja. Na primjer, možete napisati: „Više od proizvođača, XYZ nam je pouzdan i kreativan partner. Tvrtka nam je pomogla da planiramo i implementiramo više od stotinu kvalitetnih i kvalitetnih jelovnika za ručkove koje ćemo ugostiti barem jednom tjedno za naše rukovoditelje, klijente i zaposlenike. Ostali XYZ klijenti na našem području, kao što su ABC i DEF, zahvalili su nam se što smo im preporučili XYZ."
Konkretno opišite prednosti tvrtke. Što su ilustracije vaši komentari, to bolje - nepotkrijepljene pohvale mogu biti bumerang i sugerirati neiskrenost, pristranost ili neistinu. Umjesto da jednostavno kažu da posao nudi kvalitetne proizvode i usluge, napišite: „Opcije izbornika XYZ-a su dosljedno dobro planirane, dobro pripremljene i ukusno nadopunjene. Oni nam olakšavaju da napravimo promjene u posljednjem trenutku, kao što je dodavanje posebnih vegetarijanskih kutija za ručak za neočekivane goste. Tijekom svih ovih godina, osoblje XYZ-a nikada nas nije iznevjerilo. Oni dosljedno stižu 15 minuta unaprijed kako bi pripremili predstavu prije dolaska naše grupe, zajedno s posebnim grijačima za hranu, hladnjacima za pića i čak cvjetnim akcentima, kada je to potrebno."
Zatvori sa sažetkom prednosti tvrtke, nakon čega slijedi jasna preporuka. Na primjer, možete napisati: „U našoj 12-godišnjoj povijesti koristili smo mnoge ugostitelje - XYZ je definitivno podigao razinu. Bit će nam teško da razmotrimo bilo koju drugu tvrtku za naše potrebe za ugostiteljstvom i preporučimo XYZ bezrezervno."
Savjet
-
Nemojte biti previše kratki, ali nemojte ni lutati. Izbjegavajte korištenje superlativnog, općeg ili iznimnog jezika. Umjesto opisivanja osobine s punim pridjevom, navedite primjer kako je tvrtka pokazala tu osobinu.
Navedite adresu e-pošte ili telefonski broj na zatvaranju ako želite biti dostupni za davanje više informacija o tvrtki, ako je potrebno.
Formatirajte pismo u formatu bloka. Zatim provjerite ispravnost i pravopis prije nego što ga pošaljete.
Upozorenje
Povremeno se od vas može tražiti da preporučite ili uputite tvrtku koju ne možete iskreno preporučiti. Odbijte zahtjev što je više moguće diplomatski. Ako ne možete izaći iz nje, onda ublažite svoje komentare taktom. Naglasite pozitivno tako što ćete svoje komentare usmjeriti na ono što tvrtka može učiniti, a ne na ono što ne može.
