Bez obzira koliko se trudili da ih izbjegavate, između zaposlenika, menadžera i klijenata pojavit će se prepreke komunikacije. Neuspjeh komunikacije može uzrokovati nepotrebna kašnjenja, frustracije i potencijalno izgubljeno poslovanje. Dobra vijest je da postoje načini da se prevladaju prepreke u komunikaciji kako bi vaše poslovanje bilo glatko.
Koje su komunikacijske prepreke u poslovanju?
Komunikacijske prepreke mogu se naći svugdje u poslovanju, od vrha do srednjeg menadžmenta do vanjskih odnosa. Do kvarova u komunikaciji dolazi organizacijski, primjerice kada su članovi tima izolirani, ili pojedinačno, kada osoba pogrešno interpretira ili ignorira ono što drugi govore. Oni mogu proizaći iz previše ometanja na poslu ili nedovoljne jasnoće o projektu. Nekoliko primjera uobičajenih prepreka za komunikaciju koje možete vidjeti u svom poslovanju su:
- Odvlačenje pažnje. Ako niste prisutni u razgovoru, to će vjerojatno rezultirati pogrešnom komunikacijom. Bilo da je riječ o višestrukim prekidima, višezadaćnosti ili žurbi na sljedeći sastanak, ometanje je prepreka komunikaciji koja može uzrokovati mnoge probleme. To je također i onaj koji se lako može otkloniti ako naučite fokusirati se i biti prisutni u tom trenutku.
- Loše upravljanje. Kada zaposlenici ne vole svoje menadžere ili ne osjećaju da mogu otvoreno razgovarati s njima, komunikacijski se kanali brzo isključuju. Menadžeri koji ne daju povratne informacije, ne slušaju probleme, ne mogu otvoreno razgovarati o relevantnom poslovanju tvrtke ili ne postavljaju pitanja svom osoblju stvaraju prepreke za komunikaciju koje ne moraju postojati.
- Nedostatak razgovora. Naravno, najbolji način komuniciranja je razgovor. Ovih dana, međutim, ljudi imaju veću vjerojatnost da šalju tekst ili e-poštu kada imaju problem za raspravu. Ova vrsta jednostranog razgovora često dovodi do nepotrebnih nesporazuma i frustracija, i može biti gubitak vremena. Pitanje koje se može riješiti izravnim, 15-minutnim, izravnim razgovorom, postaje jednodnevna razmjena riječi koja izaziva tjeskobu i nema rezolucije.
- Fizičke prepreke. Kada se uprava izolira na drugom katu zgrade od ostatka radne snage ili se radni timovi rasporede u zasebne urede, stvaraju se fizičke prepreke koje dovode do loše komunikacije.
- Osobne razlike. Šanse su vam nekoliko vrsta osobnosti plutajući oko vašeg poslovanja. Također postoji dobra šansa da se neke od tih osobnosti jednostavno ne uklapaju i imaju različite stilove komunikacije, što dovodi do nesporazuma, stereotipa i šutnje.
- Nedostatak jasnoće. Kada se radi o dionicima, klijentima i osoblju, važno je imati jasnu politiku tvrtke. Ne činiti to često stvara konfuziju i frustraciju što ljude dovodi do toga da ne žele poslovati s vama.
Ako vam je potrebno neko vrijeme da procijenite svoje radno mjesto kako biste saznali kako ljudi komuniciraju, vjerojatno ćete pronaći ove i druge uobičajene primjere prepreka za komunikaciju. Neki se mogu riješiti brže od drugih, ali svi zahtijevaju spremno sudjelovanje i dobre komunikacijske vještine iz vašeg tima.
Primjeri prepreka komunikaciji
Nisu sve prepreke za komunikaciju očite. Možda vam se čini da razgovarate i da ste produktivni, ali tek kasnije shvatite da se ništa zapravo nije postiglo. Evo kako se sastanak tima s upraviteljem može prepun komunikacijskih prepreka:
Tim se sastaje u 10:00 sati ujutro s upraviteljem koji će proći nadolazeći događaj umrežavanja. Članovi tima dolaze brzo, ali upravitelj ima telefonski razgovor. Svatko nespretno sjedi u sobi, ne znajući kada će razgovor završiti i kada će sastanak zapravo početi.
Deset minuta kasnije, upravitelj usredotočuje pozornost na ljude u sobi i traži dnevni red sastanka. Nitko ga nema, pa se netko pokušava brzo napisati jedan. Dok to radi, menadžer se ometa drugim telefonskim pozivom, koji zahtijeva od njega da napusti ured za 15 minuta kako bi se susreo s nekim izvan tvrtke. To rezultira ubrzanim susretom na kojem ljudi ne postavljaju mnogo pitanja jer žele pokriti što je moguće više materijala u sadašnjem ograničenom vremenu.
Kada se sastanak završi i svi se vrate u svoje urede, tim može shvatiti nekoliko stvari: oni nisu pokrili neke važne stavke koje je trebalo raspraviti, osjećali su se požurili i ignorirali ih menadžer dok su pokušavali razgovarati o tome što su pokrili i nisu više u planiranju nadolazećeg događaja umrežavanja nego što su bili prije sastanka. Prepreke u komunikaciji rezultirale su gubitkom vremena i nedostatkom produktivnosti za sve uključene.
Druge prepreke za komunikaciju su očite, kao član tima koji neprestano izostaje s vašeg zadatka, a da vam ne daje razlog ili upravitelja koji se podešava i svira sa svojim telefonom svaki put kada pokušate razgovarati. To može biti organizacijska birokracija koja sprječava da nove ideje ikada doista ostvare ili nedostatak međusobnog druženja među radnicima različitih razina u poslovanju.
Problemi s vanjskim komunikacijama
Ako ste u poslu koji služi klijentima, vanjska komunikacija je jednako važna. Na primjer, ako ne oglašavate jasno koliko su duge prodajne cijene na snazi, možete završiti s bijesnim klijentima koji insistiraju da plaćaju samo onu cijenu prodaje mjesec dana kasnije. Ako pružate informacije o službi za korisnike na svojoj web-lokaciji, ali ne i izravan način da kontaktirate vašu službu za korisnike, na kraju možete dobiti javne pritužbe na stranicama društvenih medija umjesto jedne pritužbe koja se mogla obraditi brzo i privatno.
Bez obzira da li su prepreke za komunikaciju očite ili suptilne, one ne čine ništa kako bi uspjele poslovanju. Zapravo, mogu na kraju uzrokovati mnogo više problema nego što očekujete.
Padovi komunikacijskih barijera
Možda mislite da ne morate trošiti vrijeme radeći na komunikaciji u svojoj tvrtki, ali postoje mnoge posljedice za ignoriranje problema u komunikaciji. Prepreke u komunikaciji dovode do frustriranih zaposlenika i klijenata koji se ne osjećaju kao da ih se čuje. Kada se to dogodi, osoblje postaje manje motivirano, što dovodi do nedostatka produktivnosti, kreativnosti i inovacija. Neuspjeh u učinkovitoj komunikaciji s klijentima i klijentima može čak dovesti do gubitka posla.
Ako zaposlenici ne osjećaju da je ono što kažu bitno ili da imaju bilo kakav utjecaj, mogu prestati govoriti u potpunosti i ne komunicirati kada nešto nije u redu ili kada će rok biti propušten. To rezultira neučinkovitošću, pogreškama i kulturom tvrtke koja potiče izolaciju umjesto timskog rada.
Kada se ljudi ne osjećaju kao da imaju otvorene kanale za komunikaciju, mnogi se isključuju i samo prolaze kroz svoje zahtjeve. Vjerojatno to nije ono što se želite dogoditi u vašoj tvrtki, zbog čega je potrebno dati prioritet dobroj komunikaciji između vaših zaposlenika i vanjskih suradnika s klijentima, dobavljačima i kupcima.
Kako prevladati prepreke u komunikaciji
Najbolji način da se prevladaju komunikacijske barijere je sprječavanje njih. To se postiže postavljanjem jasno definirane politike za vaše poslovanje koja potiče komunikaciju. To može biti jednostavno postavljanje kratkog jutarnjeg sastanka na pitanja i projekte ili složenija hijerarhija koja određuje s kim razgovarati kada dođe do problema. Na taj način svi znaju da imaju priliku biti saslušani.
Ova komunikacijska politika treba pisati i pregledavati sa svim novim zaposlenicima, kao i redovito pregledavati i ažurirati kako bi odražavala trenutnu tehnologiju i praksu poduzeća. Ako je potrebno, obuka u komunikacijskim vještinama i vaše specifične komunikacijske politike mogu biti korisne, posebno za one koji nisu najbolji komunikatori.
Čak i kada ljudi znaju da imaju izlaz za slušanje, i dalje je važno da zaposlenici aktivno sudjeluju u poboljšanju komunikacije u cijeloj tvrtki. Potaknite osoblje da:
- Razgovarajte osobno. Kada je moguće, razgovarajte osobno. Na taj način nema zabune o tonu ili značenju. Ako postoji, može se odmah riješiti, eliminirajući frustracije i pogrešnu komunikaciju. Potaknite zaposlenike da podignu slušalicu i razgovaraju ako se ne mogu osobno sastati, osobito ako je problem kompliciran. Koristite samo e-poštu i tekst kada je to posljednje rješenje ili brzo pitanje.
- Ograničite smetnje. Razgovori zahtijevaju i razgovor i slušanje. Provjerite jeste li doista slušali ograničavanjem prekida, spuštanjem telefona i fokusiranjem na ono što druga osoba govori. To će pomoći prevladati komunikacijske barijere i učiniti da se druga osoba osjeća čuvano i cijenjeno. Smetnje treba ograničiti osobno ili telefonski.
- Imajte politiku otvorenih vrata. Potaknite politiku otvorenih vrata kako bi ljudi znali da mogu razgovarati s menadžerima ili drugim timovima u bilo koje vrijeme. Ta bi se politika trebala proširiti na dionike i klijente, koji bi se trebali osjećati kao da mogu dobiti odgovarajuću osobu u vašoj tvrtki u bilo kojem trenutku kada imaju problem ili zabrinutost.
- Stvorite društvene mogućnosti. Veća je vjerojatnost da će ljudi raditi s ljudima koje poznaju. Stvaranje društvenih mogućnosti unutar tvrtke i umrežavanje događaja za vanjske klijente može pomoći ljudima da se međusobno upoznaju i otvore linije komunikacije. Kada se ljudi upoznaju i razgovaraju, vjerojatno će im se u budućnosti ugodnije govoriti.
- Neka bude jednostavno. Još jedna uobičajena prepreka komunikaciji je da se napravi dobar dojam. Budi svoj. Odbacite žargon ili formalni rječnik u zamjenu za osobne priče i jasan, koncizan jezik. Budite prijateljski, topli i iskreni. Ako se radi o profesionalnom odnosu, održavajte svoje granice, a da pritom i dalje budete osjetljivi na dotičnu stvar.
- Budite potvrdni. Važno je priznati tuđa iskustva i reagirati u skladu s tim. Pazite na govor tijela i emocije, kao i na slušanje riječi koje se razmjenjuju. Poštujte informacije koje primate i sve osjećaje koji se pojave. Postavite pitanja, budite pozitivni i pružite korisnu i poticajnu povratnu informaciju kada možete.
- Razmotrite kulturu. Budite svjesni izraza, gesta, religijskih i političkih uvjerenja povezanih s različitim kulturama dok razgovarate kako vaša poruka nije pogrešno shvaćena. Također je važno provjeriti sve generalizacije i stereotipe o kulturnim skupinama prije skakanja na zaključke. Kako ljudi misle, reagiraju i gledaju na svijet mogu se uvelike razlikovati zbog kulture.
- Prioritete. Usredotočite se samo na informacije koje želite prenijeti umjesto da vršite izvatak informacija. Previše informacija odjednom može dovesti do preopterećenja slušatelja, što rezultira neaktivnošću. Predstavljajući samo relevantne informacije, jasnije ćete komunicirati što je važno i što primatelj treba učiniti.
- Ispravite govor tijela. Komunikacija ne dolazi samo od riječi. Također dolazi iz vašeg tijela. Kako sjediš i krećeš kad razgovaraš s nekim, često kaže mnogo više od riječi koje mogu. Uspostavljanje kontakta s očima i upotreba odgovarajućih neverbalnih gesta idu dug put. Izbjegavajte gledanje annoyed, naglasio ili omesti kako bi se spriječilo da netko želi razgovarati s vama.
Uz neke jasno definirane politike, obuku i praksu, možete spriječiti usporavanje komunikacijskih prepreka u vašem poslovanju, što će povećati učinkovitost.
