Tvrtke često okupljaju timove kako bi ostvarili određeni zadatak ili cilj. Projekt se odvija kroz nekoliko faza, a napredak se kontinuirano prati. Projekti se vode kroz niz faza, od definiranja projekta do procjene uspješnosti projekta. Faza definiranja ili pokretanja započinje proces, a članovi tima su identificirani i odabran je voditelj projekta. Tijekom faze planiranja postavljaju se ciljevi i dodjeljuju odgovornosti. Praćenje se odvija tijekom faze izvršenja, kada se završi rad na projektu. Završna faza evaluacije dolazi kada je projekt završen i provodi se procjena da se vidi jesu li ciljevi postignuti.
Informacije o praćenju
U fazi izvršenja kada su stvarne zadaće projekta u tijeku, od vitalne je važnosti pratiti informacije kako bi se pratilo što se postiže. Voditelj projekta može olakšati projekt komuniciranjem s članovima tima i klijentima. Kroz praktično praćenje, voditelj tima može se pobrinuti da pojedini sudionici ostanu s izvornim planom projekta i da ostanu usredotočeni na unaprijed određene ciljeve. Voditelj projekta pažljivo bilježi sve aspekte projekta i rješava sve probleme koji se pojave.
Praćenje napretka
Nadzor nad upravljanjem vremenom provodi voditelj projekta kako bi se osiguralo da su rokovi ispunjeni kako se projekt kreće naprijed. Rokovi se koriste za praćenje vremena koje pojedini članovi tima provode na zadacima unutar projekta. Voditelj tima može identificirati i riješiti sva pitanja upravljanja vremenom koja se pojave.
Praćenje proračuna
Upravljanje troškovima provodi voditelj projekta kako bi se osiguralo da projekt dolazi na ili ispod proračuna. Troškovi unutar projekta su identificirani i troškovi se odobravaju prije kupnje. Voditelj projekta vodi središnju evidenciju o svim troškovima projekta. On tada može utvrditi jesu li troškovi adekvatno budžetirani, a ako ne, odobriti posebno odobrenje za potrebne izdatke.
Praćenje kvalitete
Kako bi se kvalitetno pratilo kako projekt napreduje, tim i voditelj projekta moraju uspostaviti smjernice za kvalitetu prije faze izvršenja. Jednom kad vođa tima zna kako će se mjeriti kvaliteta, on može poduzeti mjere za mjerenje kvalitete rezultata tima, identificirati sva pitanja kvalitete i napraviti potrebna poboljšanja.
