Možda je najveći izazov u izradi sažetka kratak kada postoji toliko toga što želite reći.Ideja koja stoji iza sažetka nije preplaviti čitatelja detaljima, nego prodati svoj projekt ili prijedlog čak i prije nego što počne čitati duže izvješće. Ovo stavlja puno važnosti na kratki dokument, a ponekad i vizualna privlačnost može računati koliko i vaše stvarne riječi.
Odluka o tome trebate li sažetak
Vaš projekt možda neće zahtijevati izvršni sažetak. Ako ste pozvani da pošaljete prijedlog, zahtjev za prijedlog može značiti da sažetak nije potreban. Ako pita za sažetak, može detaljno opisati što trebate uključiti, a to će olakšati formatiranje i pisanje.
Određivanje duljine
Prije nego što počnete pisati i oblikovati, trebate imati ideju o tome koliko stranica imate na raspolaganju da biste dobili glavne točke. Državno sveučilište Colorado savjetuje da sažetak ne bi trebao biti veći od 10 stranica ili 10 posto duljine cijelog vašeg izvješća ili prijedloga. Ali sveučilište Texas A&M savjetuje da ne prelazi 5 posto vašeg prijedloga ili izvješća. To će u određenoj mjeri ovisiti o prirodi vašeg projekta, ali će se podijeliti na ukupne stranice vašeg izvješća i planirat ćete doći negdje između 5 i 10 posto toga.
Organiziranje sadržaja
Ako imate manje od 10 stranica za rad, organiziranje informacija za najbolji učinak je najvažnije. Počnite s uvodom, objašnjavajući svrhu vašeg izvješća ili prijedloga. Pomaknite se od tamo do objašnjavanja svog cilja ili rješenja za pitanja postavljena u vašem uvodu. Posvetite odjeljak istraživanju nalaza koji podržavaju vaš cilj, ako je prikladno. Objasnite kako ćete implementirati svoj projekt. Ako to uključuje nekoliko koraka, podijelite ih s oznakama. Zatim napravite preporuke i završite s kratkom prodajnom ponudom.
Formatiranje sadržaja
Iako je duljina Vašeg sažetka važna, izbjegavajte iskušenje da što više riječi utipkate na svoje stranice kako biste se vratili cilju vašeg projekta. Ostavite dovoljno bijelog prostora kako ne biste preplavili čitatelja kada prvi put pogleda sažetak - stranice prepune riječi mogu biti zastrašujuće. Koristite kratke odlomke razbijene zaglavljima i oznakama. Pokušajte ne uključiti više od jednog stavka u svaki odjeljak. Pored svakog zaglavlja, možete uključiti i referencu na koje stranice vašeg izvješća sadrže detaljnije informacije o tome što se u tom odjeljku raspravlja. Uključite svoje podatke za kontakt na samom kraju - ako vaš čitatelj želi odmah doći do vas, ne želite da on mora pregledati vaše izvješće za te informacije. Ovo možete usredotočiti tako da se ističe.
