Računovodstvene operacije nedavno su doživjele ogromne promjene zbog rasta računovodstvene tehnologije. Računovodstvena tehnologija omogućuje računovođa da upravljaju računima i obavljaju računovodstvene operacije pomoću računalnih softverskih aplikacija. Ove softverske aplikacije obično se nazivaju računovodstveni softver ili softver za financijsko upravljanje, koje su korisne za praćenje transakcija, kategorizaciju prihoda i rashoda, izračunavanje poreza, olakšavanje plaćanja računa, izradu financijskih izvješća i analizu ulaganja.
Vrste računovodstvenog softvera
Dostupne su dvije vrste računovodstvenog softvera, a to su sustavi s jednim unosom i sustavi dvostrukog unosa. Pojedinačni sustavi ili osobni financijski menadžeri najjednostavniji su računovodstveni programi osmišljeni za automatizaciju zadataka kao što je vođenje evidencije i pisanje provjera. Dvostruki sustavi podržavaju funkcije kao što su financijske knjige, potraživanja od kupaca i obveze prema dobavljačima. Neka napredna poslovna rješenja posjeduju višekorisničke mogućnosti i funkcije podrške za obračun plaća, faktura, zaliha, analize prodaje, proizvodnje i marketinga.
Automatizacija
Automatizacija računovodstvenih procesa najvažnija je korist računovodstvenog softvera. Automatizacijom je generiranje računovodstvenih dokumenata, kao što su računi, čekovi i izjave o računu, postalo jednostavno. Potrebna financijska izvješća mogu se pravovremeno izraditi. Financijski podaci se automatski knjiže u odgovarajuće financijske knjige ili račune, čime se izbjegavaju ručne pogreške i osigurava dosljednost i integritet. Zaposlenici mogu automatizirati rutinske i ponavljajuće ručne zadatke koristeći računovodstveni softver. Mogućnost pohranjivanja podataka računovodstvenog softvera omogućuje brzu razmjenu informacija i bolju komunikaciju među zaposlenicima. Sofisticirane računovodstvene aplikacije obrađuju komplicirana pitanja kao što su devizne transakcije, upravljanje lancem opskrbe i upravljanje logistikom.
Povećana učinkovitost upravljanja
Računovodstveni softverski programi drže radnu snagu fokusiranijom i učinkovitijom. Brža i učinkovitija obrada financijskih izvješća pojednostavljuje proces donošenja upravljačkih odluka. Zaposlenici su u mogućnosti automatizirati glomazne i radno intenzivne računovodstvene procese te se usredotočiti na druge važne i strateške aktivnosti. Napredni računovodstveni softver, sa svojim ugrađenim mehanizmom, osigurava stroge postupke rizika i usklađenosti s propisima. Sveobuhvatna izvješća o poslovnoj uspješnosti i prodaji pomažu menadžmentu u donošenju važnih odluka o strategiji stvaranja prihoda.
Nedostaci
Svi računovodstveni programi zahtijevaju ručni unos podataka. Ako se podaci ne ispituju na točnost i potpunost, izvješća koja generira računovodstveni softver dovest će do pogrešne predodžbe. Mnogi računovodstveni programi moraju biti prilagođeni poslovnim zahtjevima. Potrebno je da uprava posebno obučava zaposlenike za pristup i korištenje računovodstvenog softvera, što uključuje ogromne troškove i vrijeme. Ako se porezne stope i pravila promijene, računovodstveni softver koji se koristi za izračunavanje poreza mora se u skladu s tim ponovno pisati kako bi se izbjegle pogreške. Prekid napajanja, računalni virusi i hakeri mogu utjecati na kompjutorizirane sustave ako nisu uspostavljene odgovarajuće mjere opreza i sigurnosti.
