Moderna uredska tehnologija čini prostor ureda manje važnim jer se pokrivenost internetskim pristupom i učinkovitost poboljšavaju. Suvremeno uredsko okruženje je više o tome što možete učiniti za razliku od onoga gdje to radite. Nova tehnologija mijenja opseg onoga što se smatra uredom. Uredi neizbježno usvajaju nove tehnologije koje dobivaju više posla s manje ljudi, a postoji i pritisak da se održi moderna, profesionalna slika zadržavanjem na vrhu najnovijih tehnoloških trendova.
Štedi vrijeme kroz učinkovitost i automatizaciju
Koristeći modernu uredsku tehnologiju, radnici troše manje vremena na rutinske zadatke, što ih oslobađa za dodatne projekte. Računalo pamet radnici istražiti računalne automatizacije prakse, smanjujući vrijeme provedeno na čestim, ponavljajući zadatke. Na primjer, zaposlenici štede dokumente za formatiranje vremena pomoću predložaka. Netko može eksponencijalno poboljšati učinkovitost dijeljenjem predloška s drugim radnicima putem pristupa udaljenog poslužitelja, pohrane u oblaku i e-pošte s bilo kojeg mjesta gdje je pokrivenost mobilnim uređajem. Usluge kao što su Google Drive, iCloud i Microsoft Azure praktična su rješenja za organiziranje i dijeljenje često korištenih predložaka, zajedničkih proračunskih tablica i radne dokumentacije. Organizirano dijeljenje oblaka eliminira potrebu za posredničkom osobom za razmjenu podataka.
Mjesto je nevažno; Uštede su zajedničke
Poslovi koji uključuju radnika koji sjedi na računalnom terminalu obično ne moraju biti obavljeni na određenom mjestu. Nove komunikacijske tehnologije ne samo da omogućuju rad od kuće i ceste, već i bešavne. Ako obavljate svoj posao na prijenosnom računalu, možete to učiniti isto iz uredskog ormarića ili stola u hotelskoj sobi. Udaljena radna snaga doprinosi povlasticama za poslodavca i zaposlenika. Prema Business Week, tvrtke uštedjeti gore od 8.000 dolara godišnje za svakog daljinskog zaposlenika. Mogućnosti daljinskog rada proširuju poslovni krug kandidata jer lokacija nije velika stvar. Zaposlenici na daljinu mogu znatno uštedjeti troškove prijevoza, uštedjeti vrijeme svaki dan tako da ne putuju na posao i lakše žongliraju obiteljskim životom.
Mogućnosti komunikacije Nastavite rasti
Kašnjenja, neizravni online video razgovori u konferencijskoj dvorani stvar su prošlosti: širokopojasne i mobilne internetske veze dovoljno su brze za istovremeni prijenos videozapisa bez povezivanja ljudi na fizičke lokacije. Usluge videokonferencije kao što je Skype odlično funkcioniraju za održavanje sastanaka bez sudjelovanja sudionika u istoj zgradi. Društveni mediji predstavljaju alternativnu putanju za komunikaciju s klijentima: snažna prisutnost društvenih medija može daleko pridonijeti jačanju krajnjih granica. Osim toga, tehnologija poput VoIP smanjuje troškove oslobađanjem od potrebe za fiksnim telefonima. Zadržavanje stare tehnologije predugo može uzrokovati probleme. Na primjer, usluga naručivanja hrane GrubHub pogodila je svoje restorane koji su još uvijek primali narudžbe na faks uređajima.
Praktična zalihost podataka
Uredski požari, potresi i neuspjesi tvrdog diska mogu izazvati pustoš na zapisima u uredu. Redundancija podataka putem usluga u oblaku i udaljene pohrane može uštedjeti mnogo posla i novca. Pohranjivanje podataka na udaljeni poslužitelj također čini praktičnim da radnici dijele ogromne količine informacija bez obzira na lokaciju. Na primjer, medicinski stručnjaci mogu koristiti ogromne baze podataka o povijesti bolesnika kako bi proučavali bolesti i razvijali nove tretmane. Oblak i poslužitelj baze podataka također mogu uštedjeti poslovni novac konsolidiranjem proizvoda i usluga.
