Pisanje prijedloga pisma je način pripreme prijedloga u obliku kratkog pisma. Prijedlog usluga je uvjerljivo traženje poslovanja od potencijalnih kupaca. Značajno istraživanje treba provesti prije nego što se potencijalni kupac predloži bilo kakvom prijedlogu usluga. Ako je slovo previše općenito ili ako se pismo ne odnosi na nezadovoljene potrebe kupca, pismo se može brzo pretvoriti u koš za smeće. Ključevi uspješnog pisma prijedloga uključuju jasno i sažeto pisanje te sažeto objašnjenje pojmova, pogodnosti i proračuna.
Identificirajte ciljnog klijenta i provedite opsežno istraživanje. Ispitati troškove u vezi s prošlim uslugama, uključujući usluge koje se trenutno koriste, cijene plaćene na godišnjoj razini i razinu zadovoljstva trenutnim uslugama. Takva se istraga može dovršiti angažiranjem neovisne tvrtke za istraživanje kako bi se postavila slična pitanja tijekom kratkog poziva. Ispitajte kako vaša tvrtka može zadovoljiti ovu uslugu. Utvrdite prednosti korištenja usluga tvrtke u odnosu na tuđe usluge ili općenito.
Obuhvatite opseg svog prijedloga u jednoj ili dvije rečenice. Sažetak treba sadržavati ime vaše organizacije, ono što radite, kako ste jedinstveni, očekivanja koja klijenti mogu imati o vašim uslugama, očekivanu cijenu i rezultate.
Objasnite zašto se približavate klijentu. Prepoznajte što znate o klijentu, kao što je: "Razumijemo da ste prošle godine potrošili 9.000 dolara u uslugama upravljanja dokumentima. Ove informacije prikupljene su iz nedavne ankete koju smo proveli putem Nezavisne tvrtke za istraživanje."
Opišite problem za klijenta. Ako previše plaća, objasnite kako i zašto. Ako ne koristi usluge, objasnite zašto to treba. Navedite statističke podatke ili rezultate istraživanja kako biste potkrijepili svoj zahtjev. Utvrdite kako će klijent imati koristi od korištenja vaših usluga.
Sažmite mogućnosti vašeg poslovanja da biste ostvarili predložene usluge. Objasnite svaku metodologiju koju koristite, tehnike, proizvode, razinu vještina zaposlenika i glavni cilj pružanja usluge. Jasno odredite kako se značajno razlikujete od konkurenata, ne govoreći: "mi smo bolji od konkurenata".
Raspravljajte o cijenama tako što ćete klijentu pružiti očekivane troškove. Prenesite dodatne usluge koje klijent može dodati i troškove za te dodatne usluge.
Zatvorite pismo zahvaljujući klijentu. Navedite ime i broj klijenta koji će odgovoriti na vaše pismo ili pitati dalje. Potpišite pismo s imenom i potpisom najvišeg tijela u tvrtki.
